Hướng dẫn cách chuyển từ ngày tháng sang định dạng số hoặc chữ trong Excel

5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách chuyển từ ngày tháng sang định dạng số hay chữ thông qua 2 ví dụ về định dạng ngày tháng (Date) hoặc là ngày tháng có định dạng chữ (Text), cùng đón đọc nhé!

CHUYỂN TỪ NGÀY THÁNG VỀ ĐỊNH DẠNG SỐ HOẶC CHỮ

CHUYỂN TỪ NGÀY THÁNG VỀ ĐỊNH DẠNG CHỮ

Có đôi lúc bạn sẽ không muốn các ô chứa dữ liệu ngày tháng của mình đang xử lí tham gia vào vấn đề tính toán. Đối với các trường hợp đó, hãy chuyển định dạng về Text.

Tại ô C1. bạn tiến hành nhập công thức sau:

=TEXT(B2,”dd/mm/yyyy”)

Hàm TEXT lúc này sẽ xác nhận được đối tượng cần chuyển sẽ là ô B2, với định dạng là ngày/tháng/năm.

Ngoài ra, định dạng Date chính là một biến thể từ Number, được quy định như sau:

Số 01 = 01/01/1900

02 = 02/01/1900

…

21/11/2018 = 43425

Nếu như bạn muốn giữ ngày tháng ở định dạng Text và hiển thị bằng các con số, hãy nhập công thức sau:

=TEXT(B2,”0″)

ĐƯA NGÀY THÁNG VỀ ĐỊNH DẠNG SỐ (NUMBER)

Để có thể đưa ngày tháng trở thành các con số ở định dạng Number, bạn chỉ cần đơn giản thực hiện thay đổi định dạng trong thẻ Home, nhóm Number, sau đó chọn Date và chuyển thành Number. Hoặc có thể click chuột phải vào ô và chọn Format Cells…tiếp đó chọn Number trong thẻ Number.

CHUYỂN DỮ LIỆU KIỂU NGÀY THÁNG ĐƯỢC ĐỊNH DẠNG TEXT VỀ NUMBER

Có đôi lúc, dữ liệu ngày tháng của bạn lại được định dạng theo kiểu Text, vậy làm thế nào để thực hiện chuyển lại đây? Hiện có nhiều lí do để ngày tháng mà bạn nhập vào định dạng Text. Chúng ta có thể xử lí theo các cách sau đây:

KHÔNG NÊN ĐỊNH DẠNG LẠI

Một phương pháp phổ thông nhiều người dùng đó chính là thực hiện định dạng lại trong hộp thoại Format Cells.

Tuy vậy, sau khi thực hiện xong, vấn đề xảy ra ở đây đó chính là các ô không tự động chuyển mà buộc bạn phải thao tác tay vào từng ô (cụ thể là click đúp chuột chỉnh sửa) mới có thể nhìn thấy được hiệu quả.

Nếu như bạn có ít dữ liệu, đây chắc chắn một cách thủ công “chữa cháy” hữu ích dành cho bạn.

SỬ DỤNG HÀM DATEVALUE

Hàm DATEVALUE thực hiện theo việc sẽ căn cứ vào định dạng ngày tháng trên máy tính sau đó trả về kết quả dạng số từ dữ liệu ngày tháng dạng TEXT.

Cách làm này được cho là có hiệu quả bởi nó có thể sửa được nhiều dữ liệu một cách nhanh chóng, có thể áp dụng cho đồng loạt cho nhiều ô. Tuy nhiên, đối với các dữ liệu hỗn tạp, nó lại không thể giải quyết được. Ví dụ như:

Đối với các định dạng chuẩn Number từ đầu, hàm DATEVALUE sẽ không tự động bỏ qua mà sẽ hiển thị #VALUE!
Đối với định dạng Text bởi vì viết sai định dạng ngày tháng năm, nên hàm DATEVALUE cũng sẽ không tự sửa được.

Định dạng ngày tháng năm của mỗi máy tính được quy định khác nhau. Có máy là tháng trước ngày sau, cũng có máy là ngày trước tháng sau. Vì vậy, việc nhập sai định dạng sẽ khiến cho dữ liệu chuyển về Text trong khi hàm DATEVALUE lại không xử lý được. Cụ thể là bạn hãy vào Control Panel, sau đó chọn Region and Language để xem chi tiết hơn nhé!

Cho nên đối với các dữ liệu sai định dạng ngày tháng như vậy, bạn sẽ thực hiện theo cách sau đây.

SỬ DỤNG TEXT TO COLUMN

Bước 1: Sau khi đã xử lí xong dữ liệu bằng cách dùng hàm DATEVALUE, hãy SORT để các ô không hiển thị kết quả được gom về một chỗ.

Bước 2: Tiến hành chọn những ô đó.

Bước 3: Tại thẻ Data, nhóm Data Tools, nhấp chọn Text to column.

Bước 4: Khi hộp thoại Text to column đã mở ra, tiến hành làm theo hướng dẫn sau:

Ấn next Bỏ chọn toàn bộ rồi ấn Next Chọn Date, sau đó tiếp tục chọn định dạng đang bị sai (trong trường hợp ví dụ này là MDY). Cuối cùng chọn ô và ấn Finish

Lúc này, kết quả định dạng đúng tương ứng sẽ được trả về.

SỬ DỤNG FLASHFILL

Flashfill được biết đến là một chức năng thông minh có khả năng giúp máy tính có thể hiểu được người dùng muốn gì (tất nhiên là nằm trong một chừng mực nhất định).

Ví dụ như tại đây, tất cả các dữ liệu này đều bị sai định dạng ngày tháng năm. Để giải quyết vấn đề, ở ô bên cạnh đầu tiên, bạn tiến hành nhập thủ công bằng tay:

13/07/2018

Bạn nói với Excel rằng: Hãy thực hiện sắp xếp lại ngày tháng năm như thế kia!

Và Excel được phát triển hơn khi có tính “học hỏi”.

Sau đó, bạn dùng chức năng Flashfill bằng việc tiến hành kéo thẻ và nhấp chọn như trong hình (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+E):

Kết quả thu được lúc này sẽ là:

Tuy vậy, đôi lúc Flashfill cũng sẽ có sự nhầm lẫn nào đó. Chẳng hạn như bên dưới:

Thông qua bài viết trên đây, chúng tôi đã có thể giúp bạn hiểu được nhiều hơn về các cách chuyển giữa định dạng ngày tháng (Date) sang thành số (Number) hoặc Chữ (Text) một cách đơn giản và nhanh chóng, đừng quên tham khảo thêm các bài viết về các sử dụng nhiều tính năng bổ ích khác trong Excel thông qua những bài viết bên dưới nhé!