Chữ ký số, hóa đơn điện tử đều là những bước tiến trong công tác quản lý tại doanh nghiệp và cơ quan Thuế trong thời đại công nghệ số. Vậy câu chuyện sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử sẽ thực hiện như thế nào?
Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết thắc mắc này của doanh nghiệp.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một hình thức thế hiện chữ ký tay bằng phương tiện điện tử. Vẫn đảm bảo tính chất và vai trò của chữ ký như khả năng xác nhận thông tin, xác nhận hợp đồng đồng hay các loại giấy tờ văn bản cần xác nhận tính cá nhân. Chữ ký số là thông tin kèm theo dữ liệu được thể hiện dưới dạng văn bản, hình ảnh, video.
Trong hóa đơn điện tử, chữ ký số là một phần không thể thiếu và chịu trách nhiệm xác thực hóa đơn điện tử. Ngoài ra, theo chữ ký điện tử có thể biết được hóa đơn điện tử là do đơn vị nào phát hành. Chứng thư số cũng được thể hiện bằng nhiều hình thức thông qua công nghệ số. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn chứng thư số với chữ ký số.
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành. Chứng thư số ra đời với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực chữ ký số. Trên hóa đơn điện tử cần được sử dụng chứng thư số để đảm bảo điều kiện chống từ chối bởi người ký. Đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không?
Lưu ý khi sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?
Theo quy trình, doanh nghiệp có chứng thư số mới được phép tạo chữ ký số. Trên chứng thư số cần đảm bảo có đầy đủ thông tin như: tên, số hiệu của chứng thư số, thời hạn hiệu lực. Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của khách hàng với các trường hợp:
- Bên mua không phải là đơn vị kế toán
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của khách hàng. Tuy nhiên, chữ ký điện tử của người bán hàng thì phải có. Trên các ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử đều có tiện ích xác nhận mã số và ký chữ ký số để kế toán hay người bán hàng có thể nhập vào.
Như vậy, với những lưu ý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ký số đúng. Phần mềm hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích vượt trội và hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác sử dụng hóa đơn và thủ tục hành chính Thuế. Doanh nghiệp lưu ý thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 1/11/2020.