Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số, hóa đơn điện tử đều là những bước tiến trong công tác quản lý tại doanh nghiệp và cơ quan Thuế trong thời đại công nghệ số. Vậy câu chuyện sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử sẽ thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết thắc mắc này của doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một hình thức thế hiện chữ ký tay bằng phương tiện điện tử. Vẫn đảm bảo tính chất và vai trò của chữ ký như khả năng xác nhận thông tin, xác nhận hợp đồng đồng hay các loại giấy tờ văn bản cần xác nhận tính cá nhân. Chữ ký số là thông tin kèm theo dữ liệu được thể hiện dưới dạng văn bản, hình ảnh, vi deo. 

Trong hóa đơn điện tử, chữ ký số là một phần không thể thiếu và chịu trách nhiệm xác thực hóa đơn điện tử. Ngoài ra, theo chữ ký điện tử có thể biết được hóa đơn điện tử là do đơn vị nào phát hành.

Chứng thư số cũng được thể hiện bằng nhiều hình thức thông qua công nghệ số. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn chứng thư số với chữ ký số. Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành. Chứng thư số ra đời với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực chữ ký số.

Trên hóa đơn điện tử cần được sử dụng chứng thư số để đảm bảo điều kiện chống từ chối bởi người ký. Đảm bảo tinh nguyên vẹn, đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không?

Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không?

Lưu ý khi sử dụng chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?

Theo quy trình, doanh nghiệp có chứng thư số mới được phép tạo chữ ký số. Trên chứng thư số cần đảm bảo có đầy đủ thông tin như: tên, số hiệu của chứng thư số, thời hạn hiệu lực.

Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của khách hàng với các trường hợp:  

  • Bên mua không phải là đơn vị kế toán
  • Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của khách hàng. Tuy nhiên, chữ ký điện tử của người bán hàng thì phải có. Trên các ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử đều có tiện ích xác nhận mã số và ký chữ ký số để kế toán hay người bán hàng có thể nhập vào.

Như vậy, với những lưu ý trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ký số đúng. Phần mềm hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích vượt trội và hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác sử dụng hóa đơn và thủ tục hành chính Thuế. Doanh nghiệp lưu ý thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 1/11/2020.

Nguồn: Hóa đơn điện tử Einvoice.

Người nộp thuế cần lưu ý một số trường hợp phải ngừng sử dụng Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã theo dự thảo thông tư hướng dẫn chi tiết Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện…Xem chi tiết: Khi nào doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử vừa là xu hướng phát triển vừa là quy định bắt buộc do Chính phủ nhìn nhận đề ra. Cùng với đó, việc triển khia hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng. Để triển…Xem chi tiết: Đề xuất giải pháp triển khai hóa đơn điện tử tại thị trường Việt Nam
Với những khoản nợ thuế dưới 90 ngày, cơ quan thuế quyết liệt thu hồi lại nhằm giảm khoản nợ xuống 5% so với tổng thu ngân sách. Chỉ trong thời gian ngắn, các khoản thu này nhanh chóng được thu hồi với con số lên 26,8 tỷ đồng. Theo…Xem chi tiết:  Yên Bái quyết liệt thu hồi khoản nợ thuế lên đến 26 tỷ đồng
Sử dụng hóa đơn giấy khiến hóa đơn GTGT dễ mất mát, thất lạc và gây khó khăn cho kế toán trong quá trình xử lý chi phí. Vậy có cách nào để xử lý chi phí khi không có hóa đơn đỏ không? Điều này phụ thuộc vào từng…Xem chi tiết: Cách xử lý chi phí khi không có hóa đơn GTGT
Trong 3 năm trở lại đây, ví điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi ở nước ta. Tuy nhiên, sự phát triển vẫn đang giới hạn ở các thành phố lớn, còn những tỉnh thành khác thì ví điện tử còn chưa được biết đến hoặc được sử…Xem chi tiết: Ví điện tử khó phát triển vì còn nhiều rào cản
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *