Doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử bằng cách thực hiện lần lượt 3 bước: Chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình đổi mới, gửi hồ sơ quyết định sử dụng hóa đơn số và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín.
Bước 1: Chuẩn bị “bước đệm” trước khi đổi mới Trước bất kỳ sự đổi mới nào, doanh nghiệp đều phải có những sự chuẩn bị nhất định về nhân sự và cơ sở vật chất. Đặc biệt, khi sự thay đổi này là chuyển từ phương thức truyền thống viết hóa đơn bằng tay sang hình thức số hóa nhập máy. Tùy vào từng hệ thống cũng như mô hình công ty mà bước chuẩn bị này có sự khác biệt. Doanh nghiệp lớn có nhiều công ty con, ngành hàng nhiều thì phải chuẩn bị công phu hơn, còn các tổ chức kinh tế nhỏ lẻ các bước chuẩn bị sẽ được giản lược một phần.
Doanh nghiệp quy mô lớn cần chuẩn bị những gì?
Điều hiển nhiên rằng, khi bạn có nhiều người làm việc, nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhiều công ty con “chia ba tách bảy” thì mô hình quản lý của bạn phải cồng kềnh và quy mô. Chính vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp cỡ lớn đều có sự đầu tư vào cơ sở hạ tầng thông tin, phần mềm kế toán hiện đại, nhân sự đa năng và có hiểu biết về công nghệ số. Đây chính là tiền đề cho doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự đổi mới trong hành chính công này. 
Theo điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, có quy định chi tiết những điều kiện để một tổ chức có thể phát hành hóa đơn điện tử. Về cơ bản, các yếu tố này doanh nghiệp lớn đều đáp ứng được, vì vậy, kế toán chỉ cần hoàn thành 2 bước sau đây là công ty có thể chính thức sử dụng hóa đơn điện tử trong tất cả các giao dịch.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuẩn bị những gì?
Vì sao đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ các thủ tục chuẩn bị có thể được giản lược? Bởi những tổ chức này ít có công ty con, chi nhánh không nhiều nên cấp độ quản lý hóa đơn cũng đơn giản hơn. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê bên trung gian cung cấp dịch vụ mạng thông tin, hệ thống lưu trữ đắt đỏ, còn mình chỉ cần chuẩn bị các điều kiện cơ bản như: Chữ ký số, phần mềm kế toán và nhân sự có trình đồ công nghệ số như quy định. Trong bước 3 của bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách lựa chọn công ty công nghệ trung gian phù hợp với doanh nghiệp.
Bước 2: Lập hồ sơ thông báo đến cơ quan thuế Sau khi bạn đã chuẩn bị cho mình những điều kiện tốt nhất về cả nhân lực, vật lực thì bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ thông báo chuyển đổi loại hình hóa đơn đến cơ quan thuế. Hồ sơ này có thể là văn bản giấy hoặc điện tử, tùy vào từng chi cục thuế mà hình thức nào được chấp nhận.
Hồ sơ bao gồm:
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1);
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2) và hóa đơn mẫu mà doanh nghiệp sử dụng. Mẫu số 1 và 2 được Bộ Tài Chính đính kèm trong phần phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp tải mẫu trên các kênh thông tin chính thống. Còn hóa đơn mẫu đính kèm, nhà quản trị có thể thiết kế theo mong muốn nhưng phải đảm bảo đủ thông tin và đúng mẫu cơ bản mà Tổng cục thuế đã quy định.
Bước 3: Chọn công ty công nghệ trung gian uy tín
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng phần mềm của công ty trung gian. Nếu tiềm lực công ty tốt, có thể tự nghĩ và viết ra nền tảng lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện theo đúng quy định, được cơ quan thuế chấp nhận thì không cần qua bên thứ 3. Còn các doanh nghiệp còn lại đều phải sử dụng phần mềm của bên trung gian. Một số tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn công ty cung cấp phần mềm uy tín: Được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng; Là đối tác chiến lược của Công ty lớn; Phần mềm có khả năng tạo, chỉnh mẫu; Hóa đơn nhiều sự lựa chọn tiền tệ; Hệ thống quản lý khách hàng, mã đơn hàng tiện dụng; Có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm kế toán; … Đặc biệt, công ty phải có đội ngũ hỗ trợ 24/7. Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là điều thiết yếu khi thời hạn có hiệu lực của Nghị định 119/2018/NĐ-CP đang tới gần. Nhanh tay làm hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay nhé!