Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử, nguyên tắc lưu trữ và bảo quản hóa đơn như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.
Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử
Thông thường, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Sau đó, phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của luật kế toán. Với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian thì tổ chức này phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử Đối tượng người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu giữ liệu ra các vật mang tin như bút nhớ, đĩa CD, DVD, đĩa cứng, hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.
Yêu cầu đối với hóa đơn được lưu trữ
Nội dung của hóa đơn đảm bảo điều kiện lưu trữ là có thể truy cập và sử dụng được để đối chiếu khi cần. Hóa đơn điện tử được lưu trữ có nội dung trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc khôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó. Được lưu trữ theo cách thức nhất định và cho phép xác định nguồn gốc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tra cứu được thông tin ngày khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi nhận hóa đơn. 
Tiêu hủy hóa đơn điện tử
Khái niệm tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không thể truy cập và tham chiếu thông tin trong đó. Thông thường, hủy hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước ví dụ như cơ quan Thuế thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy này không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm hệ thống thông tin hoạt động bình thường. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử thì có thể yêu cầu các bên liên quan nếu còn lưu trữ gửi lại hóa đơn điện tử. Nếu không thể liên hệ với các bên liên quan thì doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo luật kế toán quy đinh, các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê… phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Như vậy, hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Cũng chính vì quy định này mà đã có nhiều câu chuyện dở khóc dở cười với hóa đơn giấy. Nhiều kế toán “kêu trời” khi hóa đơn giấy lưu trữ trong kho bị chuột cắn, ẩm mốc không còn đủ thông tin hay đáng tiếc hơn là cháy nổ khiến ảnh hưởng đến việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Ngược lại với hóa đơn giấy, nhờ khả năng lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng hóa đơn đi cùng năm tháng. Ngoài ra, các trường hợp cháy nổ hỏa hoạn sẽ không còn đáng lo ngại khi dữ liệu có thể lấy về bất kì lúc nào. Việc lưu trữ bằng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ kế toán trong quá trình thống kê, truy cứu hóa đơn lâu năm.