6 lý do doanh nghiệp nên chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào ngày 01/11/2020. Như vậy, vấn đề chuyển đổi số là tất yếu nhưng thời gian bắt đầu chuyển đổi càng sớm càng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1/ Rút ngắn thời gian làm thủ tục

Tất cả các quy trình thủ tục sau thỏa thuận mua – bán sẽ diễn ra nhanh hơn khi bạn gửi email thay vì gửi hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ loại bỏ hoàn toàn khoảng thời gian lãng phí khi vận chuyển hóa đơn đến tận tay người mua. 

Ngoài ra, trong quá trình phát sinh khiếu nại liên quan đến hóa đơn, 2 bên mua – bán cũng chỉ cần gửi email giải quyết. Mẫu hủy hóa đơn hợp lệ gửi cơ quan thuế đính kèm với Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Kế toán tải mẫu 04 về, điền thông tin và gửi qua cổng thông tin của cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế. 

2/ Nhận được tiền bán hàng hóa/ dịch vụ nhanh hơn

Người mua thường trả tiền hàng/ dịch vụ sau khi nhận được hóa đơn. Doanh nghiệp càng rút ngắn thời gian gửi chứng từ thanh toán thì tiền về càng nhanh. Như vậy, vòng quay vốn của công ty sẽ hoạt động tốt hơn, có nhiều cơ hội để gia tăng hiệu quả kinh doanh. 

Công ty nhận được tiền nhanh hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử

Công ty nhận được tiền nhanh hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử

3/ Lưu trữ hóa đơn dễ dàng, bảo mật

Những bất cập khi lưu trữ hóa đơn giấy hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Những tờ giấy này không chỉ tốn diện tích, dễ hỏng, cháy, mất chữ mà còn dễ thất lạc. Nhưng đối với hóa đơn điện tử thì điều này sẽ không bao giờ xảy ra.

Bạn chỉ cần lưu chúng vào không gian lưu trữ, hóa đơn có thể tồn tại vĩnh viễn mà không lo mất thông tin. Cơ sở hạ tầng lưu trữ của doanh nghiệp đảm bảo theo đúng quy định thì các yếu tố ngoại cảnh sẽ không gây ảnh hưởng đến dữ liệu.

Yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ theo điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

  • Có quá trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố: Doanh nghiệp đảm bảo sao lưu ra các vật mang tin hoặc trực tuyến.
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Đối với hệ thống lưu trữ, doanh nghiệp có thể tự xây dựng cơ sở công nghệ số cho mình hoặc thuê hạ tầng của các công ty TVAN. Các công ty này đều được Tổng cục Thuế kiểm định về chất lượng dịch vụ có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ không? Vì vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng.

4/ Tiết kiệm chi phí

Theo thống kê, trung bình doanh nghiệp phải chi 25.000 đồng/ hóa đơn giấy. Mức phí này bao gồm: Phí in ấn, Phí vận chuyển, Phí bảo mật, lưu trữ hóa đơn, Phí cơ hội cho thời gian kê khai bằng tay, kiểm tra, tổng hợp hóa đơn, … 

Trong khi, với mỗi hóa đơn điện tử bạn chỉ cần phải trả từ 300 VNĐ – 700 VNĐ/ hóa đơn. Như vậy, số tiền chi ra được giảm gần 90%, tối ưu hóa tài chính cho các doanh nghiệp sử dụng.

 

Chuyển đổi càng sớm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều tiền

5/ Tính nhất quán

Xu hướng số hóa các dịch vụ hành chính công ngày càng được nhiều nước ủng hộ, điển hình như khu vực đồng tiền chung Châu Âu. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử dưới định dạng .xml hoặc .pdf đều được công nhận và hỗ trợ bởi tất cả các hệ thống toàn thế giới. 

Hai định dạng này giúp nhà cung cấp và người mua dễ dàng trao đổi cho nhau qua email, không cần gửi qua đường hàng không như trước đây. Nội dung của chúng luôn được duy trì cho dù ai gửi hay mở ra. 

6/ Bảo vệ môi trường

Môi trường ngày càng ô nhiễm và nhiều rác thải. Mỗi tờ hóa đơn được sản xuất ra là thêm 1 trước cây trên thế giới bị đốn hạ. Sử dụng hóa đơn điện tử có thể giảm thiểu tài nguyên mất đi và khí thải do vận chuyển. Mỗi công ty chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm thì hành tinh chúng ta sẽ càng xanh, sạch, đẹp hơn.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là điều tất yếu, vậy vì sao công ty bạn không chuyển đổi sớm để hưởng nhiều lợi ích chúng mang lại? Đăng ký sử dụng phần mềm ngay hôm nay để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Nguồn: https://einvoice.vn/

Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *