Nhìn nhận được tầm quan trọng của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, nhiều doanh nghiệp đã dần chuyển từ hình thức hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế để sử dụng. Vậy để được cấp mã hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện gì? Dưới đây là 4 điều kiện mà doanh nghiệp cần thực hiện:
Đúng thông tin đăng ký
Để được cấp mã hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Tại điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thông tin đăng ký như sau:
- Thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế phải đúng trên nội dung hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử được cấp mã khi được cơ quan Thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp đảm bảo đã thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn, chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử
- Nếu có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi và gửi lại thông tin cho cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp cần đảm bảo 4 điều kiện này để được cấp mã hóa đơn trong quá trình tạo lập
Đúng định dạng về hóa đơn điện
Hóa đơn điện tử theo quy định về chuẩn dữ liệu của Bộ Tài chính. Hiện nay, hóa đơn điện tử sau khi xuất ra sẽ ở dưới dạng file XML. Định dạng file hóa đơn điện tử đuôi XML có dung lượng nhẹ, lưu trữ được nhiều và đảm bảo yêu cầu từ Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử có đầy đủ nội dung
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119, hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã khi có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Được quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 119 về các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã như sau:
- Mã số thuế đã được doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực.
- Trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký.
- Khi doanh nghiệp thông báo với cơ quan quan lý nhà nước có thẩm quyền tạm dừng kinh doanh.
- Cơ quan Thuế thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cướng chế nợ thuế đối với các doanh nghiệp tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.
- Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế cần lưu ý thực hiện nghiêm túc 4 điều kiện này để được cấp mã hóa đơn.