Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử phải chuẩn bị một số điều kiện cơ bản về cơ sở hạ tầng công nghệ số và nhân lực. Sau đó, công ty lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để chính thức chuyển đổi sử dụng công nghệ số vào quá trình thanh toán.
1/ Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Trước khi doanh nghiệp chính thức áp dụng công nghệ số vào bước đầu tiên của quy trình thanh toán phải chuẩn bị một số điều kiện như sau:
- Đăng ký và sử dụng chứng thư số, chữ ký điện tử đúng theo quy định đã ban hành. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn hiệu lực của chúng
- Công ty có thiết bị truyền tin, mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin nội bộ, có khả năng lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định. Điều kiện này, doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng hoặc không. Các đơn vị TVAN chuyên cung cấp các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ bạn nền tảng dữ liệu chuyên lưu trữ hóa đơn này.
Doanh nghiệp có thể hợp tác với các đơn vị TVAN để sử dụng phần mềm và hạ tầng thông tin của họ, không cần tốn nhiều tiền vào đầu tư nền tảng công nghệ số
- Đào tạo nhân sự có khả năng thực hiện các thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử, xử lý những sai sót thường gặp trong quá trình sử dụng. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất, không gây bất kỳ sự xáo trộn nào đến hoạt kinh doanh. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, công ty gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
2/ Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hồ sơ phát hành bao gồm:
* Thông báo phát hành hóa đơn: Trong thông báo này, công ty lập hóa đơn cần cung cấp chính xác thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính theo đúng đăng ký với Bộ kế hoạch và đầu tư. Tương tự như đăng ký hóa đơn tự in, kế toán cần kê khai những loại hóa đơn doanh nghiệp thường sử dụng, đăng ký từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu. Trong Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người đại diện pháp luật của công ty và dấu mộc đỏ. Mẫu thông báo này đính kèm với Nghị định 119/2018/NĐ-CP, công ty có thể tải mẫu trên các trang web chính thống của Chính phủ, Bộ Tài Chính hay cơ quan thuế. Mẫu thông báo 02, đính kèm trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP
* Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu quyết định này được phát hành cùng với Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nội dung quyết định đã có đầy đủ những thông tin cần thiết, Ban lãnh đạo công ty chỉ cần điền ngày, tên đơn vị và ký tên.
* Mẫu hóa đơn: Doanh nghiệp thường sử dụng mẫu hóa đơn nào đều phải gửi lên cơ quan thuế theo bộ hồ sơ phát hành hóa đơn. Mẫu này có thể do chính doanh nghiệp thiết kế theo đặc trưng kinh doanh hoặc lấy mẫu cơ bản. Doanh nghiệp chú ý các hóa đơn đều phải đảm bảo các thông tin cần thiết theo quy định, tránh bị trả lại hồ sơ vì mẫu không hợp lệ. Các thiết kế do chính doanh nghiệp thiết kế phải đảm bảo rõ nhìn, cấu trúc khoa học, tối ưu cho cả người bán – người mua.
Sau khi chuẩn bị tất cả hồ sơ xong, công ty có thể gửi các quyết định, thông báo này lên cơ quan thuế địa phương. Trong vòng vài ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả lời doanh nghiệp có được phát hành hóa đơn điện tử hay không.