Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có nhiều băn khoăn cần được giải đáp cho khối doanh nghiệp. Một trong số câu hỏi thường gặp là cách xử lý chuyển tiếp hóa đơn như thế nào là đúng pháp luật. Đây cũng là thông tin đáng lưu tâm đối với mọi doanh nghiệp trong quá trình triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử.
Đã có quy định về việc chuyển tiếp hóa đơn điện tử
Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử đã quy định về quá trình xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử trong Điều 36. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã trước ngày 01/11/2018 sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Với các doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc mua hóa đơn của cơ quan Thuế trước ngày 1/11/2018 sẽ được sử dụng đến hết ngày 31/10/2020. Các doanh nghiệp này phải thực hiện đầy đủ các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ. Còn nếu trong thời gian này, cơ quan Thuế gửi thông báo cho doanh nghiệp yêu cầu chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã mà đáp ứng đủ yêu cầu về hạ tầng thông tin thì sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.
Quá trình chuyển tiếp hóa đơn điện tử sẽ được hướng dẫn qua văn bản từ cơ quan Thuế
Quy định về xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử
Để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ nay đến 31/10/2020, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan Thuế quản lý và thực hiện theo quy định tại Nghị định 119.
Với trường hợp cơ quan Thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định.
Ngoài ra, để chuyển đổi hóa đơn điện tử kịp thời hạn và thuận lợi trong quá trình chuyển tiếp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện các bước chuẩn bị càng sớm càng tốt.
Điều quan trọng là doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để phối hợp. Vai trò của bên cung cấp phần mềm không những chỉ là tư vấn, lựa chọn giải pháp phù hợp mà còn hỗ trợ lưu trữ, cập nhật quy định mới và hỗ trợ giải đáp thắc mắc từ doanh nghiệp.
Việc xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử đã có hướng dẫn từ cơ quan Thuế kết hợp với nhà cung cấp phần mềm, chính vì vậy mà doanh nghiệp đã có sẵn lộ trình thực hiện đúng pháp luật.
Thời hạn chính thức bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không còn nhiều. Thời điểm này là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để có đủ thời gian hoàn thiện và xử lý vướng mắc trong quá trình sử dụng.