Câu chuyện lập hóa đơn và sai thông tin dẫn đến việc phải hủy hóa đơn và gửi báo cáo cho cơ quan Thuế quản lý chưa bao giờ là hồi kết đối với kế toán doanh nghiệp. Chỉ cần sai thông tin của khách hàng hay đơn hàng, kế toán phải viết lại hóa đơn để đảm bảo thông tin chuẩn xác. Vậy có cách nào hạn chế việc viết sai hóa đơn tại doanh nghiệp hay không?
Hạn chế của việc lập hóa hóa đơn giấy
Không xa lạ gì đối với doanh nghiệp và khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Việc nhận hóa đơn giấy để thanh toán chi phí mua hàng và sử dụng dịch vụ đã diễn ra trong rất nhiều năm qua. Cũng từ đó, hóa đơn giấy dần lộ ra nhiều hạn chế nhất định và khả năng phù hợp với thời đại kinh tế số là không còn.
Cụ thể, quy trình chờ cấp hóa đơn từ cơ quan Thuế tốn thời gian, bên cạnh đó chi phí in ấn kèm chi phí chuyển phát lại tốn một khoản không hề nhỏ. Trên hết, thời gian xử lý hóa đơn của nhân viên bán hàng hoặc kế toán sẽ không được tối ưu khi việc viết tay hóa đơn dễ xảy ra sai sót. Nhất là trong việc ghi thông tin khách hàng, từ mã số thuế đến tên doanh nghiệp và địa chỉ…
Bên cạnh đó, khi phải lập hàng chục hóa đơn trong 1 ngày, việc lẫn lộn thông tin giữa các đơn hàng với nhau là chuyện thường xảy ra. Tại sao bạn nên dùng thử hóa đơn điện tử của chúng tôi:
Sử dụng hóa đơn giấy dễ ghi nhầm, ghi sai hoặc thiếu thông tin trên hóa đơn
Sử dụng hóa đơn điện tử hạn chế tối đa việc lập sai hóa đơn
Từ nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành đã quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/11/2020. Thực tế, quy định này ban hành vì khả năng phù hợp của hóa đơn điện tử trong thời đại công nghệ số.
Đặc biệt là những tiện ích có trong hóa đơn điện tử có thể đẩy lùi hạn chế mà hóa đơn giấy mang lại. Trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng sửa đổi thông tin nếu chưa xuất hóa đơn.
Đặc biệt, với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín sẽ có kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế. Điều này cho phép doanh nghiệp chỉ cần nhập mã số thuế thì các thông tin khác của doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ sẽ tự động được cập nhật trên phần mềm.
Đây là cách làm giảm thiểu tối đa sai sót khi viết hóa đơn giấy. Với hóa đơn điện tử lập sai hoàn toàn có thể lập lại hóa đơn sau khi thực hiện thông báo tới cơ quan Thuế theo đúng quy trình. Việc thực hiện thông qua máy tính và internet sẽ nhanh chóng hơn, không làm gián đoạn quá trình giao dịch kinh doanh hay xử lý công nợ của doanh nghiệp.