Cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 trên Excel

Có thể nói rằng, Excel là một trong những công cụ hỗ trợ đắt lực cho công việc của kế toán, trong đó có khâu quản lí lao động, kế toán tiền lượng. Để giúp bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 trên Excel một cách nhanh chóng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Bạn cần có một mẫu bảng chấm công như mong muốn bên dưới?

Hãy thực hiện trình tự theo các bước sau:

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH BỐ CỤC CHUNG CỦA BẢNG CHẤM CÔNG

Bảng chấm công theo mẫu thông tư 133/2016/TT-BTC đã được quy định theo mẫu số 01a-LĐTL bao gồm các phần cụ thể như sau:

  • Thông tin đơn vị: bao gồm tên, địa chỉ của đơn vị. Mục này được đặt ở góc trên cùng bên trái (2 dòng)
  • Tên tiêu đề: của “bảng chấm công” sẽ được đặt ở chính giữa, dòng phía dưới là thông tin đơn vị
  • Mẫu bảng: Phần này được đặt trong 1 Textbox (Insert/Textbox). Khi bạn đặt trong Textbox thì có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ đoạn Text này và sau đó đặt vào bất cứ vị trí nào mà không phải lo lắng về việc ảnh hưởng tới các ô trong Sheet

  • Thời gian chấm công: sẽ bao gồm tháng nào, năm nào. Đây được xem laà căn cứ để giúp phân biệt những bảng chấm công của các tháng, các năm khác nhau. Đồng thời đây cũng chính là căn cứ giúp phân biệt các ngày trong một tháng. Mỗi ô tính chứa số Tháng, Năm cần đặt tại những ô riêng để có thể dùng làm tham chiếu trong hàm xác định ngày trong tháng.
  • Nội dung bảng chấm công: Bao gồm các đối tượng chấm công như họ và tên, mức lương ngạch bậc, ngày công làm việc trong tháng, kết quả chấm công. Căn cứ vào các đặc điểm đơn vị để từ đó xác định được bảng chấm công sẽ có bao nhiêu dòng, tương đương với việc chấm công áp dụng cho bao nhiêu người.
  • Thời gian ký cùng người có trách nhiệm ký tên: Bảng chấm công này được lập ra bởi bộ phận nào, thông tin những người chịu trách nhiệm về sự chính xác của kết quả chấm công… sẽ đều phải ký tên vào trên bảng chấm công để giúp đảm bảo được các cơ sở pháp lý áp dụng cho việc tính lương, cũng như đánh giá lao động…
  • Ký hiệu chấm công: Theo thông tư 133, hiện có quy định sẵn một vài ký hiệu hỗ trợ chấm công để bạn có thể tham khảo cũng như tùy vào đặc thù đơn vị, yêu cầu công việc cùng tính chất các loại công mà bạn có thể lựa chọn được các ký hiệu chấm công sao cho phù hợp. Đây chính là căn cứ để giúp xác định được các loại công và sau đó tính ra kết quả chấm công.

BƯỚC 2: HÀM EXCEL XÁC ĐỊNH NGÀY TRONG THÁNG TRONG BẢNG CHẤM CÔNG

Tại dòng thứ 7 bạn sẽ có các ngày trong tháng, bao gồm 31 cột bắt đầu từ cột D đến cột AH

Để có thể xác định được các ngày trong tháng có thể dùng hàm DATE cụ thể nhưsau:

a. Cấu trúc hàm Date

DATE(Year, Month, Day)

  • Year=Năm: được xác định tại ô G5
  • Month=Tháng: được xác định tại ô C5
  • Day=Ngày: tại ô D7 bạn có ngày đầu tiên là ngày 1

b. Xác định các ngày trong tháng

D7 là ngày 1 trong tháng

D7=Date(G5,C5,1)

E7 là ngày 2 trong tháng, lớn hơn D7 1 ngày vì thế:

E7=D7+1

Tương tự như vậy, các ngày tiếp theo sẽ được tính bằng ngày trước đó + 1

Tuy vậy, hàm Date này cũng cho bạn biết được định dạng ngày đầy đủ bao gồm: dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) trong khi đó tại dòng 7 bạn chỉ muốn nội dung hiển thị là số ngày. Cho nên bạn sẽ thực hiện Format Cells cho vùng D7:AH7 cụ thể như sau:

Thực hiện chọn toàn bộ vùng D7:AH7, rồi chọn Format Cells.

Trong mục tab Number chọn mục Custom

Trong thẻ Type, tiến hành nhập 2 chữ d là dd (chỉ hiển thị cho ngày)

BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH THỨ THEO NGÀY

Nếu bạn muốn biết 1 ngày cụ thể là thứ mấy thì hãy dùng hàm Weekday

Thứ của ngày trong ô D7 được xác định bằng công thức =Weekday(D7,1)

Tuy vậy, hàm Weekday chỉ có thể trả về kết quả từ 1 đến 7, tương đương với thứ tự là (khi thực hiện chọn tham số trong hàm weekday là 1):

  • Số 1 tương đương với ngày Chủ nhật (CN)
  • Số 2 tương đương với ngày Thứ hai (T2)
  • Số 3 tương đương với ngày Thứ ba (T3)
  • Số 4 tương đương với ngày Thứ tư (T4)
  • Số 5 tương đương với ngày Thứ năm (T5)
  • Số 6 tương đương với ngày Thứ sáu (T6)
  • Số 7 tương đương với ngày Thứ bảy (T7)

Để có thể xác định đúng Thứ về đúng dạng tiếng việt, bạn sẽ cần sự kết hợp hàm Choose với hàm Weekday.

Hàm Choose cho phép bạn trả về nội dung tương ứng với thứ tự kết quả như sau:

D8=CHOOSE(WEEKDAY(D7,1),”CN”,”T2″,”T3″,”T4″,”T5″,”T6″,”T7″)

Bạn có thế áp dụng tương tự cho những ngày khác bằng cách sao chép công thức ở D8 tới AH8

BƯỚC 4: PHÂN BIỆT NGÀY CHỦ NHẬT TRONG THÁNG

Dùng chức năng Conditional formatting để có thể tự động phân biệt các ngày chủ nhật có trong tháng như sau:

Dựa vào dòng 8 bạn có ngày chủ nhật sẽ là ngày có ký hiệu CN. Cách làm như sau:

Bước 1: Thực hiện chọn toàn bộ vùng D7:AH14 (vùng ngày trong tháng, được áp dụng tất cả các dòng chấm công)

Bước 2: Tiếp tục chọn chức năng Conditional formatting

Bước 3: Thiết lập conditional formatting theo các điều kiện như sau:

Việc thiết lập định dạng này giúp cảnh báo những cột ngày Chủ nhật sẽ được định dạng tại mục Format. Kết quả như sau:

BƯỚC 5: CÔNG THỨC QUY RA CÔNG

Sau khi đã tiến hành chấm công trong bảng chấm công thì bạn sẽ thực hiện tính toán số công trong tháng đã chấm theo từng người. Các bước như sau:

Dùng hàm COUNTIF để thực hiện đếm số lần xuất hiện cho từng ký hiệu chấm công tương đương với loại hình công cần tính

Dùng = hàm SUMIF để tính tổng số giờ công (nếu như chấm công theo số giờ)

Vậy là bạn đã hoàn thành xong mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 rồi đấy!

Hyperlink trong Word là những liên kết đến một trang web hay một thư mục nào đó rất hữu ích trong việc tìm kiếm và kết nối thông tin. Tuy nhiên, đôi lúc người dùng sẽ không cần đến những liên kết này và muốn xóa nó đi. Vậy phải…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách xóa Hyperlinks trong Word cực đơn giản
Ta biết đến Excel với trang tính có chứa rất nhiều công thức, hàm khác nhau thì ít ai biết rằng trong Word cũng có thể thao tác các hàm cụ thể để người dùng sử dụng. Vậy Word cung cấp những hàm nào và có thông dụng như Excel?…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách tạo văn bản ngẫu nhiên trong Word
Bạn đang muốn lưu tài liệu word của mình dưới dạng trang web nhưng chưa biết làm cách nào? Vậy thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời chi tiết nhất! CÁCH LƯU TÀI LIỆU DƯỚI DẠNG TRANG WEB Lựa chọn tốt nhất để lưu tài liệu dưới…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách lưu tài liệu dưới dạng trang web
Trong lúc soạn thảo văn bản trên Word, bạn luôn muốn biết đoạn văn bản của mình đã được bao nhiêu từ. Thao tác thực hiện rất đơn giản, chỉ cần mở bảng thống kê là kiểm tra được. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách thực hiện trong bài…Xem chi tiết: Hướng dẫn mở bảng thống kê chữ trong Word
Trong quá trình thao tác với Word, bạn sẽ không thể không dùng đến dấu đóng mở ngoặc đơn để mô tả chi tiết thêm cho một vấn đề nào đó hay là một câu ghi chú,.... Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn muốn xóa bỏ tất cả các…Xem chi tiết: Hướng dẫn xóa bỏ phần văn bản nằm trong dấu ngoặc đơn
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *