Cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 trên Excel

Có thể nói rằng, Excel là một trong những công cụ hỗ trợ đắt lực cho công việc của kế toán, trong đó có khâu quản lí lao động, kế toán tiền lượng. Để giúp bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 trên Excel một cách nhanh chóng, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Bạn cần có một mẫu bảng chấm công như mong muốn bên dưới?

Hãy thực hiện trình tự theo các bước sau:

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH BỐ CỤC CHUNG CỦA BẢNG CHẤM CÔNG

Bảng chấm công theo mẫu thông tư 133/2016/TT-BTC đã được quy định theo mẫu số 01a-LĐTL bao gồm các phần cụ thể như sau:

  • Thông tin đơn vị: bao gồm tên, địa chỉ của đơn vị. Mục này được đặt ở góc trên cùng bên trái (2 dòng)
  • Tên tiêu đề: của “bảng chấm công” sẽ được đặt ở chính giữa, dòng phía dưới là thông tin đơn vị
  • Mẫu bảng: Phần này được đặt trong 1 Textbox (Insert/Textbox). Khi bạn đặt trong Textbox thì có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ đoạn Text này và sau đó đặt vào bất cứ vị trí nào mà không phải lo lắng về việc ảnh hưởng tới các ô trong Sheet

  • Thời gian chấm công: sẽ bao gồm tháng nào, năm nào. Đây được xem laà căn cứ để giúp phân biệt những bảng chấm công của các tháng, các năm khác nhau. Đồng thời đây cũng chính là căn cứ giúp phân biệt các ngày trong một tháng. Mỗi ô tính chứa số Tháng, Năm cần đặt tại những ô riêng để có thể dùng làm tham chiếu trong hàm xác định ngày trong tháng.
  • Nội dung bảng chấm công: Bao gồm các đối tượng chấm công như họ và tên, mức lương ngạch bậc, ngày công làm việc trong tháng, kết quả chấm công. Căn cứ vào các đặc điểm đơn vị để từ đó xác định được bảng chấm công sẽ có bao nhiêu dòng, tương đương với việc chấm công áp dụng cho bao nhiêu người.
  • Thời gian ký cùng người có trách nhiệm ký tên: Bảng chấm công này được lập ra bởi bộ phận nào, thông tin những người chịu trách nhiệm về sự chính xác của kết quả chấm công… sẽ đều phải ký tên vào trên bảng chấm công để giúp đảm bảo được các cơ sở pháp lý áp dụng cho việc tính lương, cũng như đánh giá lao động…
  • Ký hiệu chấm công: Theo thông tư 133, hiện có quy định sẵn một vài ký hiệu hỗ trợ chấm công để bạn có thể tham khảo cũng như tùy vào đặc thù đơn vị, yêu cầu công việc cùng tính chất các loại công mà bạn có thể lựa chọn được các ký hiệu chấm công sao cho phù hợp. Đây chính là căn cứ để giúp xác định được các loại công và sau đó tính ra kết quả chấm công.

BƯỚC 2: HÀM EXCEL XÁC ĐỊNH NGÀY TRONG THÁNG TRONG BẢNG CHẤM CÔNG

Tại dòng thứ 7 bạn sẽ có các ngày trong tháng, bao gồm 31 cột bắt đầu từ cột D đến cột AH

Để có thể xác định được các ngày trong tháng có thể dùng hàm DATE cụ thể nhưsau:

a. Cấu trúc hàm Date

DATE(Year, Month, Day)

  • Year=Năm: được xác định tại ô G5
  • Month=Tháng: được xác định tại ô C5
  • Day=Ngày: tại ô D7 bạn có ngày đầu tiên là ngày 1

b. Xác định các ngày trong tháng

D7 là ngày 1 trong tháng

D7=Date(G5,C5,1)

E7 là ngày 2 trong tháng, lớn hơn D7 1 ngày vì thế:

E7=D7+1

Tương tự như vậy, các ngày tiếp theo sẽ được tính bằng ngày trước đó + 1

Tuy vậy, hàm Date này cũng cho bạn biết được định dạng ngày đầy đủ bao gồm: dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) trong khi đó tại dòng 7 bạn chỉ muốn nội dung hiển thị là số ngày. Cho nên bạn sẽ thực hiện Format Cells cho vùng D7:AH7 cụ thể như sau:

Thực hiện chọn toàn bộ vùng D7:AH7, rồi chọn Format Cells.

Trong mục tab Number chọn mục Custom

Trong thẻ Type, tiến hành nhập 2 chữ d là dd (chỉ hiển thị cho ngày)

BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH THỨ THEO NGÀY

Nếu bạn muốn biết 1 ngày cụ thể là thứ mấy thì hãy dùng hàm Weekday

Thứ của ngày trong ô D7 được xác định bằng công thức =Weekday(D7,1)

Tuy vậy, hàm Weekday chỉ có thể trả về kết quả từ 1 đến 7, tương đương với thứ tự là (khi thực hiện chọn tham số trong hàm weekday là 1):

  • Số 1 tương đương với ngày Chủ nhật (CN)
  • Số 2 tương đương với ngày Thứ hai (T2)
  • Số 3 tương đương với ngày Thứ ba (T3)
  • Số 4 tương đương với ngày Thứ tư (T4)
  • Số 5 tương đương với ngày Thứ năm (T5)
  • Số 6 tương đương với ngày Thứ sáu (T6)
  • Số 7 tương đương với ngày Thứ bảy (T7)

Để có thể xác định đúng Thứ về đúng dạng tiếng việt, bạn sẽ cần sự kết hợp hàm Choose với hàm Weekday.

Hàm Choose cho phép bạn trả về nội dung tương ứng với thứ tự kết quả như sau:

D8=CHOOSE(WEEKDAY(D7,1),”CN”,”T2″,”T3″,”T4″,”T5″,”T6″,”T7″)

Bạn có thế áp dụng tương tự cho những ngày khác bằng cách sao chép công thức ở D8 tới AH8

BƯỚC 4: PHÂN BIỆT NGÀY CHỦ NHẬT TRONG THÁNG

Dùng chức năng Conditional formatting để có thể tự động phân biệt các ngày chủ nhật có trong tháng như sau:

Dựa vào dòng 8 bạn có ngày chủ nhật sẽ là ngày có ký hiệu CN. Cách làm như sau:

Bước 1: Thực hiện chọn toàn bộ vùng D7:AH14 (vùng ngày trong tháng, được áp dụng tất cả các dòng chấm công)

Bước 2: Tiếp tục chọn chức năng Conditional formatting

Bước 3: Thiết lập conditional formatting theo các điều kiện như sau:

Việc thiết lập định dạng này giúp cảnh báo những cột ngày Chủ nhật sẽ được định dạng tại mục Format. Kết quả như sau:

BƯỚC 5: CÔNG THỨC QUY RA CÔNG

Sau khi đã tiến hành chấm công trong bảng chấm công thì bạn sẽ thực hiện tính toán số công trong tháng đã chấm theo từng người. Các bước như sau:

Dùng hàm COUNTIF để thực hiện đếm số lần xuất hiện cho từng ký hiệu chấm công tương đương với loại hình công cần tính

Dùng = hàm SUMIF để tính tổng số giờ công (nếu như chấm công theo số giờ)

Vậy là bạn đã hoàn thành xong mẫu bảng chấm công theo thông tư 133 rồi đấy!

Bài viết bên dưới sẽ hướng dẫn cho bạn cách để thêm Clip Art vào file một cách nhanh chóng và dễ dàng và tùy chọn này có thể được thay đổi tùy theo từng phiên bản Office mà bạn đang sở hữu. THỰC HIỆN THÊM CLIP ART TRONG OFFICE…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách thêm Clip Art vào file chi tiết
Nếu bạn đang muốn biết cách làm thế nào để chuyển một cột thành nhiều cột thì bài viết dưới đây với ví dụ vô cùng cụ thể sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời đấy. Cùn khám phá công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel nhé!…Xem chi tiết: Công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel
Trong quá trình làm việc, đặc biệt là các lĩnh vực liên qua đến giao dịch tiền tệ, sẽ không thể thiếu việc chuyển đổi tỷ giá tiền tệ giữa các quốc gia sang đồng Việt Nam và ngược lại. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi…Xem chi tiết: Hướng dẫn chuyển đổi tỷ giá tiền tệ trên Excel
Trong quá trình làm việc trên Excel, sẽ không ít lần bạn có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu theo cột thành hàng và ngược lại. Để giúp bạn thực hiện nhanh chóng thao tác này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách chuyển hàng thành cột trong Excel ở…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển hàng thành cột trong Excel và ngược lại
Bài viết bên dưới chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text một cách nhanh chóng mà không cần dùng công thức, cùng đón đọc nhé!DÙNG HÀM TEXT ĐỂ CHUYỂN ĐỔI ĐỊNH DẠNG DATE THÀNH TEXTHàm TEXT được thiết kế với công…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text trong Ecxel
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *