Hướng dẫn cách chia sẻ file trên Google Drive

Google Drive có công dụng giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình cho người khác một cách dễ dàng hơn, đồng thời cũng cho phép nhiều người có thể chính sửa cùng một file trong cùng một thời điểm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách chia sẻ file trên Google Drive trong bài viết bên dưới nhé!

Chia sẻ files

Bất kì lúc nào bạn thực hiện chia sẻ một file từ Google Drive, bạn cũng đều có thể cho phép người khác xem hoặc chỉnh sửa file đó. Khi bạn có thể thực hiện chia sẻ các file lưu trong Google Drive, điều quan trọng cần nhớ đó chính là bạn chỉ có thể dùng tính năng cộng tác cho những file được tạo ra trong phạm vi Drive của bạn.

Hãy cùng xem chi tiết trong một ví dụ dưới đây. Olenna là một giáo viên và cô ấy dùng Google Drive để tổ chức, lên kế hoạch. Các file của Olenna bao gồm như sau:

  • File ở chế độ riêng tư: giả sử như trang tính quỹ lớp
  • File cho người khác quyền chỉnh sửa: giả sử là tài liệu về kế hoạch bài học của cô làm cùng với các cô giáo khác
  • File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: giả sử là các thông báo được chia sẻ đến học sinh và phụ huynh
  • Các file được chia sẻ với cô ấy: gồm các file mà cô có thể chỉnh sửa được và không thể chỉnh sửa được (ví dụ như lịch trình mà ban giám hiệu gửi tới cho cô ấy)

Bạn có thể nhận thấy rằng, không có cài đặt chung nào có thể dùng cho toàn bộ các file của Olenna. Phần cài đặt của mỗi file mà bạn thực hiện chia sẻ có thể phụ thuộc vào lý do khiến bạn muốn chia sẻ nó.

Khi tiến hành chia sẻ một file vào trong group với số lượng người giới hạn, những cộng tác viên của bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản Google mới có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy nhiên, khi tiến hành chia sẻ với một nhóm lớn hơn hay chia sẻ công khai, người xem không cần phải thực hiện đăng nhập vào tài khoản Google của mình.

Chia sẻ file với nhóm ít người

Bước 1: Tiến hành lựa chọn file mà bạn muốn chia sẻ sau đó nhấn chọn nút “Share”

Bước 2: Lúc này, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Trong hộp “People”, hãy gõ tên địa chỉ mail của người mà bạn muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể thêm vào một lời nhắn, tin này sẽ được gửi đến cho người đó.

Bước 3: Nhấn chọn “Send”. File của bạn đã được chia sẻ rồi đấy!

Để có thể kiểm soát file tốt hơn, bạn cũng có thể lựa chọn mũi tên chỉ xuống để quyết định được ai là người có thể chỉnh sửa, bình luận hay có thể xem chúng.

Chia sẻ đường link

Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ file với một nhóm rộng hơn bằng việc cung cấp một đường link chỉ tới file đó trong Google Drive. Đường link này về cơ bản là một URL hoặc một địa chỉ web cho bất kì file nào mà bạn muốn chia sẻ. Nó cũng đặc biệt hữu ích trong trường hợp file quá nặng, đến nỗi không thể thực hiện đính kèm trong mail như các file nhạc hoặc video. Bạn cũng có thể tiến hành chia sẻ đường link này bằng cách đăng lên một trang web công khai. Bất cứ ai nhấp vào link này đều sẽ được chỉ tới file đích.

Để chia sẻ một đường link

Bước 1: Tiến hành chọn file mà bạn muốn chia sẻ và chọn nút “Share”

Bước 2: Một hộp thoại xuất hiện, nhấn chọn “Get shareable link”

Bước 3: Lúc này, một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bạn có thể dán đường link này vào mail hay trên Web để có thể chia sẻ file của mình. Khi hoàn thành, nhấn chọn “Done”là xong.

Các files được chia sẻ với bạn

Tương tự, người khác cũng có thể chia sẻ file với bạn và các file này sẽ nằm trong thư mục “Được chia sẻ với tôi”. Nếu bạn muốn truy cập vào file này từ Google Drive của mình, bạn cũng có thể di chuyển nó. Để thực hiện điều này, bạn vào thư mục “Được chia sẻ với tôi” sau đó di chuyển chuột đến file cần tìm và nhấp chọn Thêm vào Drive của tôi (Add to My Drive)

Công cụ cộng tác (Collaboration tools)

Bất kì lúc nào bạn thực hiện chia sẻ một file ở địng dạng Google Drive, bạn đều có thể cho phép người khác thay đổi cũng như chỉnh sửa chúng. Google Drive hiện nay có rất nhiều công dụng có giúp hỗ trợ, cải tiến tính năng làm việc cùng lúc, giúp cho bạn dễ dàng giao tiếp với nhưng người cùng chỉnh sửa file với mình, xem được những thay đổi đó được thực hiện bởi ai và như thế nào.

Chế độ gợi ý (Suggesting mode)

Google Drive gần đây được cải tiến hơn khi có thêm tính năng Chế độ gợi ý, cũng giống như tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) ở Microsoft Office. Điều này cho phép trước khi bất cứ ai thực hiện chỉnh sửa thì người khác đều có cơ hội xem xét những thay đổi đó trước khi nó được thay đổi một cách vĩnh viễn.

Bước 1: Tiến hành mở file ví dụ. Cần chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, tiếp tục chọn “File-> Make a copy”

Bước 2: Chuyển sang chế độ gợi ý

Bước 3: Thực hiện chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.

Bước 4: Chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling (Kiểm tra lại chính tả)

Bước 5: Khi hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như bên dưới:

Bước 6: Tùy chọn: Thử chia sẻ tài liệu của bạn với một ai đó.

Bài viết bên dưới sẽ hướng dẫn cho bạn cách để thêm Clip Art vào file một cách nhanh chóng và dễ dàng và tùy chọn này có thể được thay đổi tùy theo từng phiên bản Office mà bạn đang sở hữu. THỰC HIỆN THÊM CLIP ART TRONG OFFICE…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách thêm Clip Art vào file chi tiết
Nếu bạn đang muốn biết cách làm thế nào để chuyển một cột thành nhiều cột thì bài viết dưới đây với ví dụ vô cùng cụ thể sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời đấy. Cùn khám phá công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel nhé!…Xem chi tiết: Công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel
Trong quá trình làm việc, đặc biệt là các lĩnh vực liên qua đến giao dịch tiền tệ, sẽ không thể thiếu việc chuyển đổi tỷ giá tiền tệ giữa các quốc gia sang đồng Việt Nam và ngược lại. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi…Xem chi tiết: Hướng dẫn chuyển đổi tỷ giá tiền tệ trên Excel
Trong quá trình làm việc trên Excel, sẽ không ít lần bạn có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu theo cột thành hàng và ngược lại. Để giúp bạn thực hiện nhanh chóng thao tác này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách chuyển hàng thành cột trong Excel ở…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển hàng thành cột trong Excel và ngược lại
Bài viết bên dưới chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text một cách nhanh chóng mà không cần dùng công thức, cùng đón đọc nhé!DÙNG HÀM TEXT ĐỂ CHUYỂN ĐỔI ĐỊNH DẠNG DATE THÀNH TEXTHàm TEXT được thiết kế với công…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text trong Ecxel
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *