Trong Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính ghi rõ mỗi hóa đơn đều phải có ít nhất 2 liên, số lượng liên sẽ được ghi trong ký hiệu mẫu số hóa đơn đó. Vậy liên là gì? Khi chuyển đổi số, hóa đơn điện tử có mấy liên? Cách viết số liên như thế nào?
1/ Liên trong hóa đơn là gì?
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 31/3/2014 quy định mỗi hóa đơn cùng một số phải có tối thiểu 2 liên, tối đa 9 liên. Thông tư cũng quy định thứ tự các liên như sau:
- Liên 1: Người lập hóa đơn lưu trữ
- Liên 2: Gửi đến người mua hàng
- Liên 3: Gửi đến cơ quan thuế nếu như hóa đơn cấp lẻ; Gửi đến cơ quan có thẩm quyền nếu tài sản cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu.
- Các liên còn lại có cách sử dụng linh động theo mục đích của người bán
Đối với trường hợp phải đăng ký quyền sử hữu, quyền sử dụng mà doanh nghiệp chỉ suất có 2 liên thì liên thứ 2 phải gửi đến các cơ quan có thẩm quyền. Khi sử dụng hóa đơn giấy, liên được tạo ra với mục đích để lưu trữ cho các bên liên quan đến tài sản được giao dịch. Vậy trong hóa đơn điện tử có mấy liên? Cách sử dụng của chúng có tương tự như hóa đơn giấy không?
Số liên trong hóa đơn điện tử được quy định là “0”
2/ Hóa đơn điện tử có mấy liên? Sử dụng như thế nào?
Liên được tạo ra với mục đích lưu trữ cho người mua và người bán, có tác dụng hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế và quyết toán vốn ngân sách cho các cơ quan có thẩm quyền. Còn đối với hóa đơn điện tử, hóa đơn có thể được gửi đến các bên liên quan dưới định dạng XML và được lưu trữ bởi các thiết bị điện tử đều có pháp lý theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Như vậy tác dụng chính của liên là lưu trữ đều được giải quyết với hóa đơn điện tử gốc. Vì vậy, hóa đơn điện tử không có liên.
3/ Cách viết số liên trong hóa đơn điện tử
Trong Công văn 1721/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành ngày 14/5/2014 ghi rõ “Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự 0 để thể hiện số liên hóa đơn”. Ví dụ: Mẫu số hóa đơn điện tử bán hàng 02GTTT0/089 Trong đó:
- 02GTTT: Ký hiệu hóa đơn bán hàng
- 0: Số liên trong hóa đơn điện tử
- 089: Thứ tự hóa đơn trong mẫu số hóa đơn bán hàng
Kế toán lưu ý điều này để khi phát hành hóa đơn, không dựa theo tiêu chuẩn hóa đơn giấy để ghi mẫu số hóa đơn, khiến hóa đơn điện tử phát hành bị sai lệch thông tin.
4/ Xử lý hóa đơn điện tử bị sai thông tin như thế nào?
Trong trường hợp kế toán xuất sai thông tin hóa đơn (Viết sai mẫu số hóa đơn, ký tự hóa đơn) thì có những cách xử lý như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử khi viết sai số liên, ký hiệu
- Trường hợp 1: Kế toán chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khai báo lên cơ quan Thuế theo mẫu Phụ lục 04 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Kế toán phát hành hóa đơn mới với nội dung chính xác.
- Trường hợp 2: Kế toán đã gửi cho người mua, người mua phát hiện sai sót thì 2 bên viết văn bản thỏa thuận về sai sót đó. Kế toán gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu Phụ lục 04 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau đó lập hóa đơn mới chính xác hơn.
- Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót sẽ gửi thông báo đến người bán theo mẫu phụ lục 05 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Kế toán xem lại sai sót và phản hồi lại cơ quan thuế theo mẫu phụ lục 04 trong thời gian 2 ngày, kể từ khi nhận được thông báo. Sau đó, kế toán lập hóa đơn mới với nội dung chính xác theo Nghị định 119 đã phát hành.
Bên cạnh các thắc mắc “Hóa đơn điện tử có mấy liên?”, “Cách viết số liên trong mẫu hóa đơn”, hay “Cách xử lý khi hóa đơn bị sai” thì chúng tôi còn nhận được rất nhiều các câu hỏi liên quan khác.