Thông thường, khi vận chuyển hàng hóa trên đường, doanh nghiệp cần xuất trình hóa đơn giấy khi có cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa lưu thông. Vậy khi chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải xuất trình hóa đơn như thế nào?
Không xuất trình – tra cứu trực tuyến
Việc tra cứu hóa đơn như thế nào là vướng mắc và băn khoăn của nhiều doanh nghiệp. Trong nghị định 119/2018/NĐ-CP không chỉ quy định chung về hóa đơn điện tử để doanh nghiệp thực hiện mà còn là quy định để các cơ quan chức năng nắm được và triển khai.
Việc xuất trình hóa đơn giấy như thông thường sẽ không còn diễn ra nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Tại Khoản 1 Điều 29 Nghị định 119 có quy định rõ về việc kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường.
Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan chức năng truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý. Các cơ quan chức năng không yêu cầu cấp hóa đơn giấy, doanh nghiệp cung cấp các thông số cơ bản cho cơ quan chức năng đễ dễ dàng kiểm tra hơn. Cơ quan chức năng liên quan có trách nhiệm chuẩn bị thiết bị phục vụ việc truy cập và tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử, vì hóa đơn điện tử là yêu cầu sử dụng của Chính Phủ nên đi kèm với đó các cơ quan chức năng nhà nước sẽ có quy định liên quan để đảm bảo việc quản lý.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa không cần xuất trình hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử
Xử lý khi không tra cứu trực tuyến được hóa đơn điện tử
Trong trường hợp, cơ quan chức năng không thể truy cập internet để tra cứu thông tin hóa đơn do các nguyên nhân khách quan như: thiên tai, sự cố, mất kết nối, lỗi dữ liệu thì người vận chuyển hàng hóa có thể xuất trình chừng từ giấy chuyển cho cơ quan chức năng đang kiểm tra hàng hóa. Đây không phải là xuất hóa đơn giấy mà chứng từ là các bản sao bàng giấy, không cần ký tên, đóng dấu của người mua và người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Như vậy, để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy cần lưu ý:
- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi là hóa đơn điện tử hợp pháp
- Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy
- Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
Đặc biệt, trường hợp doanh nghiệp không chuẩn bị trước chứng từ giấy thay thế hoặc không xuất trình được chứng từ thì người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra sẽ truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế có thẩm quyền để kiểm tra hàng hóa lưu thông. Đó sẽ là căn cứ để xử lý tiếp theo quy định.
Như vậy, việc vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không còn là băn khoăn và trở ngại của doanh nghiệp nữa. Doanh nghiệp cần lưu ý sớm triển khai hóa đơn điện tử đúng lộ trình trước ngày 1/11/2020 theo quy định của Chính Phủ.