E-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Giao diện phần mềm được đánh giá là tối ưu thân thiện người dùng, tuy nhiên, phần kê khai các thông tin trong hóa đơn không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện đúng và chính xác trong những lần đầu tiên. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách kê khai hóa đơn điện tử theo cách dễ hiểu, đơn giản và nhanh chóng.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử gia tăng
Đối với người dùng phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn, công việc kê khai rất đơn giản. Bạn chỉ cần vào màn hình chính, chọn “Lập hóa đơn giá trị gia tăng mới” để ra giao diện kê khai. Về cơ bản, các thông tin yêu cầu sẽ giống như hóa đơn giấy, nhưng các bước thực hiện sẽ nhanh và đơn giản hơn nhiều.
Giao diện kê khai hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn
Với các khách hàng thân quen, thường xuyên phát sinh giao dịch bạn chỉ cần mất 1 phút để kê khai hóa đơn điện tử và xuất gửi cho họ:
- Chỉ cần khách hàng phát sinh một giao dịch trước đó, phần mềm sẽ lưu lại toàn bộ thông tin của họ, bao gồm: Mã đơn vị, người mua, tên công ty, mã số thuế, số điện thoại. Bạn click vào mục 💬 để xem hồ sơ khách hàng đã lưu.
- Mã hàng hóa/ dịch vụ và số lượng có thể được sử dụng lại nếu đơn hàng mới không có hoặc rất ít sự thay đổi.
- Mã hóa đơn cũng được lưu những mẫu bạn hay dùng nhất
Sau khi kê khai hóa đơn điện tử xong, bạn hãy “Ghi” lại ngay để tránh mất bản hóa đơn, phải làm lại lần nữa. Dựa theo thói quen người dùng, ThaisonSoft có đưa ra cảnh báo cho những đơn hàng có giá trị lớn sẽ cần cân nhắc lại phương thức thanh toán của mình, thay vì dùng tiền mặt sẽ sử dụng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng.
Nếu bạn muốn xuất hóa đơn ngay sau thời điểm kê khai hóa đơn điện tử gia tăng, thì ấn vào ô “Xuất hóa đơn”. Phần mềm sẽ hiện ra ô thông báo hỏi người dùng có muốn “sử dụng chữ ký số không?”, nếu bạn đồng ý thì lựa chọn và hoàn thành công việc của mình.
Phần mềm sẽ báo cho bạn tình trạng chuyển tiếp của hóa đơn
Ngay bên cạnh mục kê khai là phần lựa chọn phương thức vận chuyển hóa đơn, bạn có thể chọn gửi đến khách hàng qua 2 dạng SMS hoặc email. Tùy vào thói quen kinh doanh của 2 bên mà bạn lựa chọn phương thức tối ưu nhất.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử bán hàng
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn hóa đơn khai thuế theo phương pháp khấu trừ như ở mục 1, tuy nhiên, cũng có một vài doanh nghiệp lựa chọn phương pháp đóng thuế theo hình thức trực tiếp, khi đó bạn cần xuất hóa đơn như mục 2. Hầu hết các thông tin cần điền giống hệt mục 1, chỉ không có mức %VAT mà thôi. Mọi công đoạn lưu trữ, chữ ký số hay gửi email/ SMS đến khách hàng là tương tự.
Một số lỗi thường gặp khi kê khai hóa đơn điện tử
Mặc dù các thông tin điền trên bản kê khai rất đơn giản nhưng trên thực tế các doanh nghiệp vận hành vẫn mắc một số lỗi cơ bản như sau:
Kê sai đơn hàng, mã hàng hóa/ dịch vụ, giá trị hợp đồng
Đây là lỗi xảy ra thường xuyên đối với những doanh nghiệp có nhiều giao dịch phát sinh với các bên, kế toán không nắm rõ được từng chi tiết. Bạn cần thông báo lại cho bên mua về tình hình chênh lệch, cần có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên về sự điều chỉnh tự nguyện này, không phải doanh nghiệp bạn đơn phương chỉnh sửa. Sau khi có sự thống nhất, bạn thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04, đính kèm trong Nghị định 119, cùng lúc đó bạn vào phần mềm của công ty Thái Sơn điều chỉnh và kê khai hóa đơn điện tử dựa trên bản gốc.
Bạn dễ dàng chỉnh sửa hóa đơn trên giao diện E-Invoice của ThaisonSoft
Bạn vào mục danh sách hóa đơn, lựa chọn mã hóa đơn muốn điều chỉnh rồi vào phần “xử lý hợp đồng” để tiến hành chỉnh sửa. Sau khi chỉnh về đúng mức số lượng, mã hàng hóa thực tế phát sinh, bạn ấn “Ghi” và sử dụng chữ ký số bình thường. Mức thuế được ghi sẽ tính vào ngày bạn điều chỉnh sau đó. Để hiểu rõ hơn bạn xem lại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Gõ sai mã số thuế, tài khoản ngân hàng, email, … của khách hàng
Có rất nhiều doanh nghiệp than rằng họ kê khai hóa đơn điện tử xong nhưng bị cơ quan thuế trả lại vì lỗi thông tin doanh nghiệp bị sai dẫn đến tốn nhiều thời gian. Đối với những khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử của ThaisonSoft thì điều này sẽ không bao giờ xảy ra vì chúng tôi đã tích hợp giải pháp kiểm tra lỗi ngay khi bạn mới kê khai. Khi bạn ấn vào nút “ghi” hoặc “xuất hóa đơn”, phần mềm sẽ tự động kiểm tra xem thông tin có hợp lệ hay không, nếu có thì các bước sau sẽ được thực hiện dễ dàng, nếu không thì phần mềm sẽ báo lỗi và bạn phải điều chỉnh đúng mới xuất được hóa đơn. Kê khai hóa đơn điện tử đang dần trở lên quen thuộc đối với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh hay tổ chức kinh tế. Lựa chọn phần mềm E-Invoice của Công ty Thái Sơn là điều cần thiết để giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và tiền bạc trong quá trình vận hành.