Hướng dẫn cách tạo thông báo hết hạn trong Excel

Đối với lĩnh vực quản lí nhân sự, việc theo dõi hợp đồng của nhân viên xem đã hết hạn hay chưa để bổ sung kịp thời là rất quan trọng. Trong bài viết bên dưới, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách tạo thông báo hết hạn trong Excel.

THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THÔNG BÁO, CẢNH BÁO

Trước tiên, bạn cần thống nhất về nguyên tắc, cách thức hoạt động. Để thuận tiện cho việc theo dõi ví dụ trong bài viết, chúng ta sẽ thống nhất một số nguyên tắc như sau:

Các mức độ cảnh báo:

  • Mức 1: Còn 1 tháng nữa là hết hạn
  • Mức 2: Còn 1 tuần nữa là hết hạn
  • Mức 3: Đã hết hạn

Thời gian sẽ căn cứ vào thời điểm hiện tại và thời gian ký hợp đồng.

Cách thức cảnh báo: sẽ tương ứng với các mức cảnh báolà:

  • Mức 1: màu nền vàng nhạt, chữ thường
  • Mức 2: màu nền cam, chữ đậm
  • Mức 3: màu chữ đỏ, nền xám nhạt và chữ đậm

CÔNG CỤ CẦN SỬ DỤNG

Trong Excel thường đã có sẵn các công cụ để làm việc này, là Conditional Formatting – được định dạng theo điều kiện. Khi đã thỏa mãn điều kiện đưa ra thì lúc này Excel sẽ tự động thực hiện định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.

XÁC ĐỊNH NGÀY HẾT HẠN HỢP ĐỒNG DỰA VÀO NGÀY KÝ VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG

Bên dưới là kết quả sau khi đã thực hiện áp dụng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:

CÁCH ỨNG DỤNG CONDITIONAL FORMATTING ĐỂ TỰ ĐỘNG CẢNH BÁO THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

Dựa vào nguyên tắc tự động cảnh báo đã được xây dựng ở bước 1, lúc này chúng ta sẽ tiến hành thiết lập công thức trong Conditional Formatting bằng các bước sau:

Bước 1: Thực hiện chọn toàn bộ bảng dữ liệu từ A2:E7, tiếp đến chọn Conditional Formatting trong thẻ HOME

Tạ cửa sổ Conditional Formatting, nhấp chọn New Rule / Use a formulas… (thiết lập công thức trong Conditional Formatting).

Trước khi tiến hành viết công thức, bạn cần trình bày được logic từ lời sang dạng công thức:

  • Nếu Ngày hết hạn là ô trống (ô không có dữ liệu) thì lúc này sẽ không có căn cứ nào để cảnh báo. Do đó bạn phải loại trường hợp giá trị ở cột E là dạng rỗng
  • Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại – 30 thì sẽ được cảnh báo ở mức 3
  • Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại và > Ngày hiện tại – 7 (trong vòng 1 tuần trước ngày hiện tại) thì nhận cảnh báo ở mức 2
  • Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại – 7 và > Ngày hiện tại – 30 (nằm ngoài mức 2 và thỏa mãn mức 1) thì sẽ nhận cảnh báo ở mức 1

Lúc này, công thức ở các mức sẽ lần lượt là:

Mức 1: Công thức có dạng =AND($E2<>””,$E2>=TODAY()-30,$E2<TODAY()-7)

Mức 2: Công thức có dạng =AND($E2<>””,$E2<TODAY(),$E2>=TODAY()-7)

Mức 3: Công thức có dạng =AND($E2<>””,$E2<TODAY()-30)

Chú ý rằng phải cố định cột E nhưng không được cố định hàng 2 để khi thực hiện xuống các dòng tiếp theo thì Conditional Formatting lúc này sẽ tự động thay đổi các dòng tương ứng để tính kết quả cho đúng.

Dưới đây là kết quả sau khi đã áp dụng Conditional Formatting:

Như vậy kết quả cho ra đã đúng như yêu cầu ban đầu. Lúc này, bạn chỉ cần thay đổi, thêm dữ liệu bất kỳ thì Excel cũng sẽ tự động thay đổi cảnh báo tương ứng theo kết quả có được trong Conditional Formatting.

Bài viết bên dưới sẽ hướng dẫn cho bạn cách để thêm Clip Art vào file một cách nhanh chóng và dễ dàng và tùy chọn này có thể được thay đổi tùy theo từng phiên bản Office mà bạn đang sở hữu. THỰC HIỆN THÊM CLIP ART TRONG OFFICE…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách thêm Clip Art vào file chi tiết
Nếu bạn đang muốn biết cách làm thế nào để chuyển một cột thành nhiều cột thì bài viết dưới đây với ví dụ vô cùng cụ thể sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời đấy. Cùn khám phá công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel nhé!…Xem chi tiết: Công thức chuyển 1 cột thành nhiều cột trong Excel
Trong quá trình làm việc, đặc biệt là các lĩnh vực liên qua đến giao dịch tiền tệ, sẽ không thể thiếu việc chuyển đổi tỷ giá tiền tệ giữa các quốc gia sang đồng Việt Nam và ngược lại. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi…Xem chi tiết: Hướng dẫn chuyển đổi tỷ giá tiền tệ trên Excel
Trong quá trình làm việc trên Excel, sẽ không ít lần bạn có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu theo cột thành hàng và ngược lại. Để giúp bạn thực hiện nhanh chóng thao tác này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách chuyển hàng thành cột trong Excel ở…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển hàng thành cột trong Excel và ngược lại
Bài viết bên dưới chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text một cách nhanh chóng mà không cần dùng công thức, cùng đón đọc nhé!DÙNG HÀM TEXT ĐỂ CHUYỂN ĐỔI ĐỊNH DẠNG DATE THÀNH TEXTHàm TEXT được thiết kế với công…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách chuyển ngày tháng năm sang dạng Text trong Ecxel
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *