Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các tính năng cơ bản của định dạng có điều kiện. Từ đó bạn sẽ học được cách tạo các quy tắc định dạng khác nhau, cách định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác, cách chỉnh sửa, sao chép các quy tắc định dạng trong Excel 2007, 2010 2013 và 2016.
Các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện của Excel
Tương tự như định dạng ô thông thường, có thể sử dụng định dạng có điều kiện nhằm định dạng dữ liệu theo nhiều cách sau đây: thay đổi màu sắc, màu font và các kiểu đường viền ô. Sự khác biệt đó là định dạng có điều kiện linh hoạt hơn, giúp chúng ta định dạng dữ liệu khi đáp ứng các tiêu chí hoặc điều kiện nhất định.
Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện này cho một hoặc là nhiều ô, hàng, cột hoặc toàn bộ bảng dựa trên nội dung ô hoặc dựa vào giá trị của một ô khác bằng cách tạo ra các quy tắc xác định khi nào và như thế nào thì các ô được chọn đó phải được định dạng.
Trong tất cả các phiên bản của Excel thì định dạng có điều kiện nằm ở cùng một vị trí là trên tab Home > Styles.
Làm thế nào để tạo các quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel
Để có thể tận dụng các khả năng của định dạng có điều kiện trong Excel, bạn cần phải học cách để tạo ra các loại quy tắc khác nhau. Có hai điều quan trọng trong định dạng có điều kiện đó là:
- Những ô nào cần được định dạng có điều kiện.
- Những điều kiện cần phải đáp ứng.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn cách áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010 vì có vẻ đây là phiên bản phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên thì các tùy chọn về cơ bản là giống nhau trong Excel 2007 và 2013, vì thế bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề nào khi bạn dùng khác phiên bản.
- Chọn những ô mà bạn muốn định dạng.
Ví dụ, bạn tạo một bảng liệt kê giá dầu thô hàng tháng. Điều chúng ta cần làm đó là làm nổi bật sự giảm giá, có nghĩa là tất cả các ô có số âm nằm trong cột Change, vì thế chúng ta chọn các ô từ C2: C9.
- Chuyển đến tab Home> Styles và nhấp chọn vào Conditional Formatting. Bạn cũng sẽ nhìn thấy một số quy tắc định dạng khác, bao gồm data bars, color scales và icon sets.
- Chúng ta chỉ cần áp dụng định dạng có điều kiện cho các số nhỏ hơn 0, Nhấp chọn Highlight Cells Rules > Less Than …
Tất nhiên là bạn có thể tiếp tục với các loại quy tắc sau đây để thích hợp cho dữ liệu của bạn:
- Định dạng các giá trị lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng
- Đánh dấu văn bản có chứa từ hoặc ký tự được chỉ định
- Làm nổi bật các bản copy
- Định dạng các ngày cụ thể
- Nhập giá trị trong hộp ở phần bên phải của cửa sổ dưới “Format cells that are LESS THAN“, trường hợp này, chúng ta gõ 0. Ngay sau khi nhập giá trị, Microsoft Excel sẽ làm nổi bật lên các ô trong dãy đã chọn đáp ứng điều kiện.
- Chọn định dạng bạn cần từ danh sách. Bạn có thể chọn một trong bất kì các định dạng được xác định trước hoặc có thể nhấp vào Custom Format…để thiết lập định dạng cho riêng bạn.
- Trong phần cửa sổ Format Cells, chuyển đổi giữa các tab Font, Border và Fill để có thể chọn kiểu phông chữ, kiểu đường viền và màu nền. Trên các tab Font và Fill, bạn sẽ nhìn thấy ngay mẫu xem trước định dạng tùy chỉnh mà mình muốn.
- Sau khi hoàn thành, nhấp chọn vào nút OK ngay cuối cửa sổ.
Mẹo:
- Nếu như bạn muốn thêm nhiều màu nền hoặc phông chữ hơn bảng màu chuẩn, thì hãy nhấp vào nút More Colors …trên tab Fill hoặc Font.
- Nếu như bạn muốn áp dụng một màu nền gradient, thì hãy nhấp vào nút Fill Effects trên tab Fill và chọn các tùy chọn bạn mong muốn.
- Nhấp vào OK để đóng cửa sổ “Less Than“ và sau đó kiểm tra xem việc định dạng có điều kiện có được áp dụng chính xác cho dữ liệu hay không.
Như thấy đấy, dưới đây là quy tắc định dạng có điều kiện mới tạo của chúng ta hoạt động đúng, các ô mang giá trị âm đều được nó đổ bóng.
Tạo một quy tắc định dạng có điều kiện Excel từ đầu
Nếu như không có quy tắc định dạng sẵn để áp dụng vào phù hợp nhu cầu của bạn, thì bạn có thể tạo ra một quy tắc mới từ đầu.
- Chọn các ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện và nhấp chọn vào Conditional Formatting > New Rule…
- Hộp Rule New Formatting sẽ mở ra, chọn kiểu quy tắc cần thiết. Ví dụ: “Format only cells that contain” và kích chọn định dạng các giá trị nằm giữa 60 và 70.
3.Nhấp chọn Format sau đó thiết lập định dạng của bạn chính xác như chúng ta đã làm trong ví dụ trước đó.
4.Nhấp chọn OK hai lần để đóng các cửa sổ đang mở và định dạng có điều kiện của bạn đã hoàn thành.
Định dạng có điều kiện Excel dựa trên giá trị của ô
Cả hai ví dụ trước, chúng ta đã tạo ra được các quy tắc định dạng bằng cách nhập các số. Tuy nhiên chỉ trong một số trường hợp, tốt hơn chúng ta nên căn cứ vào giá trị của ô để định dạng. Lợi thế của cách này đó chính là bất kể giá trị của ô đó có thay đổi như thế nào đi chăng nữa trong tương lai thì định dạng có điều kiện của bạn sẽ tự động điều chỉnh và phản ánh sự thay đổi dữ liệu.
Hãy thử sử dụng ví dụ “Oil price”, nhưng lần này là làm nổi bật tất cả giá trong cột B lớn hơn giá của tháng hai. Tạo quy tắc theo cách tương tự như trước bằng cách chọn Conditional formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than…..
Nhưng thay vì bạn gõ một số trong bước 4, bạn chọn ô B6 bằng cách nhấp vào biểu tượng chọn phạm vi như bạn thường làm trong Excel. Do đó, giá sẽ được định dạng như hình ảnh bên dưới. 
Áp dụng một số quy tắc định dạng có điều kiện cho một ô/bảng
Khi chúng ta sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel, bạn không bị giới hạn ở một quy tắc cho mỗi ô. Bạn có thể sử dụng nhiều quy tắc logic mà công việc cụ thể của bạn yêu cầu.
Ví dụ như hãy tạo ra 3 quy tắc cho bảng thời tiết sẽ tô nền màu vàng khi nhiệt độ cao hơn 60 ° F, màu da cam khi nhiệt độ cao hơn 70 ° F và với màu đỏ khi nhiệt độ cao hơn 80 ° F.
Bạn đã biết cách để tạo các quy tắc định dạng có điều kiện của Excel theo kiểu này – bằng cách nhấp vào Conditional Formatting > Highlight Cells rules > Greater than. Tuy nhiên, để các quy tắc này hoạt động chính xác, bạn cần phải đặt mức ưu tiên theo cách này:
- Nhấp chọn vào Conditional Formatting > Manage Rules…. để tới Rules Manager.
- Nhấp vào quy tắc cần được áp dụng đầu tiên để chọn, và di chuyển lên trên bằng cách sử dụng upward arrow. Làm tương tự như vậy cho quy tắc thứ hai.
- Chọn hộp kiểm Stop If True bên cạnh hai quy tắc đầu tiên khi không muốn các quy tắc khác được áp dụng khi điều kiện đầu tiên được đáp ứng.
Sử dụng “Stop If True” trong các quy tắc định dạng có điều kiện
Trong ví dụ trên, chúng ta đã sử dụng tùy chọn Stop If True để dừng xử lý các quy tắc khác khi điều kiện đầu tiên được đáp ứng. Cách sử dụng đó rất rõ ràng, dễ hiểu. Còn bây giờ chúng ta hãy cùng nhau xem xét thêm hai ví dụ nữa khi việc sử dụng Stop If True không được rõ ràng nhưng cũng rất hữu ích.
Ví dụ 1. Chỉ có thể hiển thị một số mục của biểu tượng thiết lập Giả sử là bạn đã thêm biểu tượng sau đây vào sales report. Nhìn thì có vẻ đẹp đấy, nhưng có hơi rối. Vì thế, mục tiêu của chúng ta bây giờ là chỉ giữ các mũi tên màu đỏ hướng xuống để có thể thu hút sự chú ý đến các sản phẩm hoạt động dưới mức trung bình và bỏ các biểu tượng khác. Hãy cùng xem làm điều này như thế nào:
- Trước tiên bạn tạo một quy tắc định dạng có điều kiện mới bằng cách nhấp vào Conditional formatting > New Rule > Format only Cells that contain.
- Bây giờ bạn cần phải định hình được quy tắc theo cách nó chỉ được áp dụng cho các giá trị trên mức trung bình. Bạn thực hiện việc này bằng cách sử dụng hàm công thức = AVERAGE (), như thể hiện trong hình bên dưới.
Mẹo. Bạn có thể chọn một dãy ô trong Excel bằng cách: sử dụng biểu tượng chọn phạm vi tiêu chuẩn hoặc gõ phạm vi bên trong các dấu ngoặc. Nếu như bạn chọn cách thứ hai, thì đừng quên sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối với dấu $ nhé. 
- Nhấp chọn OK mà không thiết lập bất kỳ định dạng nào.
- Nhấp vào Conditional Formatting > Manage Rules…và đánh dấu vào hộp kiểm Stop if True bên cạnh quy tắc mà bạn vừa tạo. Và chờ xem kết quả.
Ví dụ 2. Loại bỏ các định dạng có điều kiện ở các ô rỗng Giả sử như bạn đã tạo ra quy tắc “Between” để đánh các ô mang giá trị từ $0 đến $1000, như bạn thấy trong ảnh dưới đây. Nhưng vấn đề ở đây là các ô trống cũng được đánh dấu. Để có thể khắc phục được điều này, bạn cần tạo thêm một quy tắc nữa ở ô “Format only cells that contain“. Trong hộp thoại New Formatting rule, nhấp vào chọn Blanks từ danh sách. Bạn chỉ cần nhấp vào OK mà không cần phải cài đặt bất kỳ định dạng nào. Cuối cùng, bạn nhấp mở Conditional Formatting Rule Manager và chọn vào hộp kiểm Stop if true bên cạnh quy tắc “Blanks“. Và đây là kết quả chính xác như bạn mong đợi.
Cách chỉnh sửa các quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel
Bạn nhìn kỹ vào hình phía trên, bạn có thể thấy là nút Edit Rule… ở đó. Vì vậy, nếu như bạn muốn thay đổi một quy tắc định dạng hiện có, thì hãy tiếp tục áp dụng theo cách này:
- Chọn một trong bất kỳ ô nào áp dụng quy tắc và nhấp chọn vào Conditional Formatting > Manage Rules…
- Trong phần Conditional Manager Rules Manager, nhấp vào quy tắc mà bạn muốn chỉnh sửa, tiếp đến là nhấp nút Edit Rule….
- Thực hiện các thay đổi cần thiết trong phần cửa sổ Edit Formatting Rule và nhấp chọn OK để lưu các chỉnh sửa.
Phần cửa sổ Formatting Rule rất giống với New Rule Formatting mà bạn sử dụng khi thực hiện tạo các quy tắc, do vậy bạn sẽ không phải gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện. Mẹo. Nếu như bạn không thấy quy tắc mà bạn muốn chỉnh sửa, hãy chọn vào This Worksheet từ danh sách “Show formatting rules for” để hiển thị danh sách tất cả các quy tắc trong bảng tính . 
Làm thế nào để sao chép định dạng có điều kiện trong Excel Bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện mà bạn đã tạo trước đó cho các dữ liệu khác trong bảng tính, bạn sẽ không cần phải tạo lại quy tắc từ đầu. Rất đơn giản bạn chỉ cần sử dụng Format Painter để sao chép lại các định dạng có điều kiện hiện có vào trong bộ dữ liệu mới.
- Nhấp chọn vào bất kỳ ô nào có định dạng có điều kiện bạn cần muốn sao chép.
- Nhấp chọn Home > Format Painter. Việc này sẽ làm thay đổi con trỏ chuột thành một cây cọ.
Mẹo. Bạn nhấp đúp vào Format Painter nếu muốn dán định dạng có điều kiện trong một số dải ô khác nhau.
- Để có thể dán định dạng có điều kiện, nhấp chọn vào ô đầu tiên và kéo cây cọ xuống đến vị trí ô cuối cùng trong dải ô mà bạn muốn định dạng.
- Khi đã hoàn tất, nhấn chọn Esc để dừng sử dụng cọ.
Chú Ý. Nếu bạn đã tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách là sử dụng công thức, bạn cần phải điều chỉnh các tham chiếu ô trong công thức sau khi đã sao chép định dạng có điều kiện.
Cách xóa các quy tắc định dạng có điều kiện
Để xóa một quy tắc định dạng có điều kiện, bạn cần:
- Mở Conditional Manager Rules Manager (thông qua mục Conditional Formatting > Manage Rules…), chọn quy tắc và nhấp chọn vào nút Delete Rule.
- Chọn dải ô, nhấp vào Conditional Formatting > Clear Rules và chọn một trong các tùy chọn có sẵn trong đó.