Hướng dẫn cách làm giảm dung lượng file Excel

Dung lượng file Excel của bạn ngày càng tăng khiến cho việc xử lí công việc trở nên chậm chạp, không đúng tiến độ? Bạn đang muốn tìm cách làm giảm dung lượng file Excel càng nhanh càng tốt? Vậy thì bài viết dưới đây là vô cùng phù hợp cho bạn rồi đấy!

CÁC NGUYÊN NHÂN KHIẾN FILE EXCEL NHIỀU DỤNG LƯỢNG

OBJECTS:

Những hình shape hay các nút mà bạn chèn trong ô, khi bạn thực hiện sao chép xuống (Fill Down) thì lúc này nó cũng tự sao chép theo. Hoặc là khi bạn sao chép một nội dung trên 1 trang web bất kì, hay từ các file khác rồi dán vào file của bạn thì những Object này sẽ đi theo và thường bạn sẽ không nhìn thấy được bằng mắt thường.

Cách xóa bỏ các Object trong file Excel?

Cách thông thường:

  • Bước 1: Nhấn chọn Sheet chứa Object cần xóa, sau đó nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc là vào tab Home, chọn Find & Select).
  • Bước 2: Nhấn chọn Specials
  • Bước 3: Nhấn chọn Objects và kích OK.
  • Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.

Lưu ý: Tất cả Object trong Sheet sẽ đều được chọn, tuy vậy nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ là cái nút chạy macro, thì bạn cũng có thể ấn giữ SHIFT và thực hiện chọn vào nút đó để bỏ chọn, tiếp đến bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự như vậy ta sẽ làm cho từng sheet khác.

Một cách khác, bạn có thể chọn tab Home, tiếp đó chọn Find & Select > Chọn tiếp Selection Pane… Lúc này thì bạn sẽ thấy rằng có những Object được chèn vào trong sheet hiện tại của bạn, ví dụ trong ảnh sau, bạn chỉ cần thực hiện chọn tất cả rồi xóa là xong.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

– Bạn cũng có thể chọn Tab ASAP Utilites, và nhấn chọn nhóm menu Objects & Comments, tiếp đến chọn mục 3. Select All Objects để có thể chọn tất cả, sau đó bỏ chọn các thứ mà bạn cần giữ lại (Shift + Click chuột chọn, để giữ lại object mình cần), rồi xóa tất cả.

– Hoặc nếu bạn không cần giữ gì, có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets.
Với ASAP Utilities bạn được quyền chọn nhiều Sheets đồng thời và thực hiện thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách dễ dàng và nhanh chóng.

DATA LINKS:

Khi bạn tiến hành sao chép dữ liệu từ file khác vào file đang làm, rồi paste công thức bình thường, lúc này dữ liệu sẽ thể hiện là đã kết nối dữ liệu từ file này đến file khác. Và cùng với nhiều thao tác như vậy, bạn sẽ vô tình tạo ra rất nhiều các kết nối. Khi đó, bạn sẽ luôn thấy xuất hiện những thông báo file của bạn đang kết nối tới một file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu không?

Hay khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu bạn cần dữ liệu ban đầu là số liệu và không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu như bạn đặt Link, thì khi thực hiện tính toán Excel sẽ tìm đến link và tiến hành cập nhật giá trị, khi đó máy tính sẽ phải chạy khắp nơi để tìm đến cái file trong link của bạn.

Cách để xóa bỏ các links trong file Excel?

Cách thông thường:

Bước 1: Bạn chọn tab DATA > Chọn Edit Links.

Bước 2: Kiểm tra lại các file mà bạn đã liên kết, nếu như không cần thiết liên kết nữa, tức là chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác thì bạn nhấn chọn Break Link để bỏ liên kết.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ có chuyển đổi những hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này sẽ không thể hoàn tác khi thực hiện. Vậy nên, bạn cần lưu file với 1 tên mới để tiến hành sao lưu dự phòng. Để có thể thực hiện sao lưu, bạn nhấn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

Bước 4: Tiếp đó, bạn có thể thực hiện việc Break Links để chuyển đổi.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

  • Bước 1: Bạn nhấn chọn tab ASAP Utilities > Chọn 7. Find and Remove External Links…
  • Bước 2: Chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng việc chọn All, hoặc là lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP để xuất hiện thông báo, lúc này thao tác sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn nhấn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ và chuyển đổi cho bạn.

NAMED RANGE:

Cùng với việc sao chép dữ liệu thì các NAMED RANGE đã áp dụng cho file và nó sẽ tạo ra rất nhiều Named Range nằm trong file của bạn.

Cách để xóa bỏ các named range trong file Excel?

Cách thông thường:

Bước 1: Bạn chọn Filter để chọn ra những Name bị lỗi để tiến hành xóa lần lượt, rồi chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Tiến hành giữ kéo thanh cuộn đến cuối cùng và giữ SHIFT rồi chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để thực hiện xóa.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Bạn chọn tab ASAP Utilites, rồi chọn mục RANGE, lúc này bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Bước 2: Bạn có thể thực hiện xóa tất cả. Bên cạnh đó, bạn có thể chuyển đổi các Named Range sang địa chỉ của tham chiếu, bằng việc chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

STYLES:

Song song với việc sao chép dữ liệu, thì đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, nó tạo ra rất nhiều Style nằm trong file của bạn.

Cách để xóa bỏ các style rác trong file Excel?

Bạn có thể áp dụng cách thông thường sau:

Bước 1: Bạn click phải vào tên từng Style rác, rồi chọn Delete để xóa đi. Nếu như thấy lâu quá, bạn hãy dùng Add-in bên dưới.

Bước 2: Dùng Remove Style Add-in, đây được xem là addin được cung cấp bởi Microsoft. Bạn có thể tải về từ archive.codeplex.com hoặc bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Sau khi đã cài đặt xong, bạn sẽ nhìn thấy mục Remove Styles được xuất hiện trong tab Home, nằm bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên.

Bước 3: Bên cạnh đó,  vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, cùng với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Sau khi đã thực hiện các bước trên, bạn sẽ có kết quả như sau:

Như bạn nhìn thấy, ta có file ban đầu là 7Mb, sau khi những thao tác trên, ta cần giảm dung lượng xuống còn 1Mb. Vậy nếu bạn muốn giảm nữa thì làm thế nào? Bạn hãy chọn File > Save as…  rồi chhọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, lúc này bạn sẽ thấy file tiếp tục giảm đi một nửa chỉ còn 500Kb.

Vậy là bạn đã có thể thực hiện các thao tác sau, để giúp giảm thêm dung lượng của file: tiến hành xóa đi những Worksheet trống, xóa những dòng trống ở cuối, và Reset Last Cell trong Excel cùng với công cụ của ASAP Utilities.

Như bạn cũng đã thấy, các thao tác bình thường như COPY & PASTE đôi khi cũng gây ra nhiều tai hại nếu bạn không để ý. Để hạn chế việc này, khi thực hiện COPY, thay vì nhấn Ctrl + V để Paste, bạn sẽ có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn được PASTE VALUE, thay vì thực hiện dán luôn công thức sang.

Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ít được nhiều cho bạn!

Ta biết đến Excel với trang tính có chứa rất nhiều công thức, hàm khác nhau thì ít ai biết rằng trong Word cũng có thể thao tác các hàm cụ thể để người dùng sử dụng. Vậy Word cung cấp những hàm nào và có thông dụng như Excel?…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách tạo văn bản ngẫu nhiên trong Word
Bạn đang muốn lưu tài liệu word của mình dưới dạng trang web nhưng chưa biết làm cách nào? Vậy thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời chi tiết nhất! CÁCH LƯU TÀI LIỆU DƯỚI DẠNG TRANG WEB Lựa chọn tốt nhất để lưu tài liệu dưới…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách lưu tài liệu dưới dạng trang web
Trong lúc soạn thảo văn bản trên Word, bạn luôn muốn biết đoạn văn bản của mình đã được bao nhiêu từ. Thao tác thực hiện rất đơn giản, chỉ cần mở bảng thống kê là kiểm tra được. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách thực hiện trong bài…Xem chi tiết: Hướng dẫn mở bảng thống kê chữ trong Word
Trong quá trình thao tác với Word, bạn sẽ không thể không dùng đến dấu đóng mở ngoặc đơn để mô tả chi tiết thêm cho một vấn đề nào đó hay là một câu ghi chú,.... Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn muốn xóa bỏ tất cả các…Xem chi tiết: Hướng dẫn xóa bỏ phần văn bản nằm trong dấu ngoặc đơn
Template Microsoft được biết đến là những bộ template hỗ trợ rất nhiều cho bạn trong công việc, rút ngắn thời gian hoàn thành. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng chúng tôi khám phá các sử dụng của Template Microsoft nhé! TEMPLATE MICROSOFT Đối với sinh viên mới ra…Xem chi tiết: Hướng dẫn sử dụng Template Microsoft trong công việc
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *