Hóa đơn điện tử – Hình thành, tồn tại và phát triển

Hóa đơn điện tử ra đời giúp các nhà quản lý tài chính giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn như: Lỗi viết sai hóa đơn, nhập nhầm dữ liệu, thất lại hóa đơn khi gửi đến người mua, chi phí lưu trữ lớn,…. Có quá nhiều lợi ích mà loại hình hóa đơn này mang lại, tuy nhiên, trong thời gian đầu ra đời chúng lại không được chào đón. Đọc ngay bài viết để biết nguyên nhân vì sao.

VÌ sao hóa đơn điện tử ra đời?

Xử lý hóa đơn bằng phương pháp thủ công khiến kế toán lãng phí hàng giờ liền. Trước đây, hầu hết các công ty đều lập và nhận được hóa đơn dưới hình thức bằng giấy. Khi hóa đơn từ nhà cung cấp được gửi đến, nó bắt buộc phải được nhập vào hệ thống quản lý tài chính hoặc sổ kế toán rồi mới tiến hành các thủ tục thanh toán. Phương pháp này tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực, đặc biệt, chúng còn rất dễ mắc lỗi như lỗi nhập dữ liệu, thanh toán trễ, …

Sau khi thông tin được lấy từ hóa đơn, nó phải được phê duyệt bởi người đại diện pháp lý của công ty. Hoàn thành tất cả các thủ tục trên, kế toán mới có thể thanh toán cho nhà cung cấp. Tùy thuộc vào thời điểm hóa đơn được phê duyệt, bộ phận tài chính phải cân nhắc thời điểm nào nên chuyển khoản đến nhà cung cấp (Trong thời gian thỏa thuận) để điều chỉnh dòng tiền ra phù hợp. 

Với quy trình phê duyệt thủ công như vậy, nhân viên kế toán đang dành rất nhiều thời gian để chạy theo nhà quản lý để chờ phê duyệt, trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp và chọn lọc xử lý từ chồng chứng từ mới thanh toán được một hóa đơn. Quy trình này lặp đi lặp lại với mỗi giao dịch. Với những công ty có nhiều giao dịch, thực trạng không thể tránh khỏi là khoản phạt do thanh toán trễ. 

Công ty càng lớn, sự cấp thiết có giải pháp loại bỏ những bước lặp lại, tối ưu hóa thời gian, chi phí, giải phóng nhân sự cần hơn bao giờ hết. Cuối năm 1965, Holland-America Line chính thức phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên trên thế giới.

Hóa đơn điện tử ra đời giúp doanh nghiệp giải được bài toán nhân lực và chi phí trong khâu xử lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử ra đời giúp doanh nghiệp giải được bài toán nhân lực và chi phí trong khâu xử lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử không được sử dụng rộng rãi

Mặc dù hóa đơn điện tử ra đời giải quyết tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp đang đau đầu trong khâu hóa đơn nhưng không phải công ty nào cũng đủ tiềm lực để sử dụng. Bên cạnh đó, vấn đề luật pháp cũng là một rào cản cho sự phát triển rộng rãi của hóa đơn điện tử.

Những hóa đơn được lập và phát hành đầu tiên qua công nghệ số đều tồn tại dưới hình thức EDI (Electronic Data Interchange). Để có thể truyền hóa đơn đến tận tay người mua, doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin vững mạnh. Điều này đòi hỏi nguồn đầu tư rất lớn, bởi thời gian đó, công nghệ chưa hoàn toàn phát triển. 

Đến đầu những năm 80 của thế kỷ trước, hóa đơn điện tử mới đang được sử dụng bởi những doanh nghiệp nằm trong danh sách Fortune 500. Theo ước tính của một khảo sát của Hoa Kỳ, chỉ có khoảng 80% doanh nghiệp trong danh sách này đã từng phát hành hóa đơn điện tử. Chỉ qua con số này, ta có thể thấy sự tồn tại của loại hình hóa đơn này rất thấp.

Ngoài ra, các doanh nghiệp muốn  sử dụng hóa đơn điện tử còn phải xét đến yếu tố pháp luật của nước sở tại. Không phải chính phủ nào cũng cho phép hóa đơn điện tử là chứng từ hợp lệ.

Công nghệ càng phát triển, hóa đơn điện tử càng phổ biến

Rào cản về hạ tầng thông tin, băng thông, đường truyền dẫn thông tin,… đều được khắc phục khi công nghệ phát triển mạnh mẽ theo từng ngày. Về chi phí xây dựng và lắp đặt các điều kiện công nghệ này dễ dàng và thấp hơn. Nguồn lực đầu tư không còn nhiều như những năm trước đó. 

Đặc biệt, có rất nhiều đơn vị trung gian chuyên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng ra đời, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận với giải pháp hóa đơn số dễ dàng hơn. 

Lợi ích của hóa đơn điện tử không chỉ ảnh hưởng đến người mua, người bán mà nó còn mang lại ảnh hưởng tích cực đến Chính phủ. Các nạn trốn thuế, buôn bán hóa đơn trái phép, … được hạn chế đáng kể khi doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử.

Nhận thấy những lợi ích tuyệt vời từ hóa đơn điện tử, hàng loạt Chính phủ trên thế giới ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi doanh nghiệp. Khu vực đồng tiền chung EU đã đưa ra Chỉ thị 2014/55 / ​​EU yêu cầu các thành viên đưa ra lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tại Indonesia, hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc từ năm 2016. Còn tại Việt Nam, ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử ngay hôm nay là điều cần thiết cho các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp!

Chức năng soát lỗi chính tả trong word là một chức năng rất tuyệt vời trong khi làm việc với tài liệu tiếng anh. Tuy nhiên, chức năng này lại không ứng dụng được trên văn bản tiếng việt. Nó sẽ hiện các gạch đỏ dưới chân văn bản làm…Xem chi tiết: CÁCH TẮT BẬT CHỨC NĂNG SOÁT LỖI CHÍNH TẢ TRONG WORD NHANH NHẤT
Bạn đang làm việc trên bản word và cần chèn một hình ảnh vào trong văn bản đang soạn thảo. Nhưng bạn không biết cách chèn như thế nào, hoặc chèn vào nhưng vị trí ảnh không đúng ý bạn mong muốn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách…Xem chi tiết: 3 cách chèn ảnh trong word nhanh và đơn giản nhất
Bạn đang tìm kiếm cách xuống dòng trong một ô excel. Vấn đề bạn đang vướng mắc là nội dung cần đánh trong một ô excel rất dài mà nó chỉ hiện lên có một đoạn, số còn lại bị ẩn mất trong ô. Trường hợp này bạn chưa từng…Xem chi tiết: CÁCH XUỐNG DÒNG TRONG EXCEL ĐƠN GIẢN NHẤT
Người nộp thuế cần lưu ý một số trường hợp phải ngừng sử dụng Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã theo dự thảo thông tư hướng dẫn chi tiết Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện…Xem chi tiết: Khi nào doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử vừa là xu hướng phát triển vừa là quy định bắt buộc do Chính phủ nhìn nhận đề ra. Cùng với đó, việc triển khia hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng. Để triển…Xem chi tiết: Đề xuất giải pháp triển khai hóa đơn điện tử tại thị trường Việt Nam
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *