Hóa đơn điện tử ra đời giúp các nhà quản lý tài chính giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn như: Lỗi viết sai hóa đơn, nhập nhầm dữ liệu, thất lại hóa đơn khi gửi đến người mua, chi phí lưu trữ lớn,…. Có quá nhiều lợi ích mà loại hình hóa đơn này mang lại, tuy nhiên, trong thời gian đầu ra đời chúng lại không được chào đón. Đọc ngay bài viết để biết nguyên nhân vì sao.
VÌ sao hóa đơn điện tử ra đời?
Xử lý hóa đơn bằng phương pháp thủ công khiến kế toán lãng phí hàng giờ liền. Trước đây, hầu hết các công ty đều lập và nhận được hóa đơn dưới hình thức bằng giấy. Khi hóa đơn từ nhà cung cấp được gửi đến, nó bắt buộc phải được nhập vào hệ thống quản lý tài chính hoặc sổ kế toán rồi mới tiến hành các thủ tục thanh toán. Phương pháp này tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực, đặc biệt, chúng còn rất dễ mắc lỗi như lỗi nhập dữ liệu, thanh toán trễ, …
Sau khi thông tin được lấy từ hóa đơn, nó phải được phê duyệt bởi người đại diện pháp lý của công ty. Hoàn thành tất cả các thủ tục trên, kế toán mới có thể thanh toán cho nhà cung cấp. Tùy thuộc vào thời điểm hóa đơn được phê duyệt, bộ phận tài chính phải cân nhắc thời điểm nào nên chuyển khoản đến nhà cung cấp (Trong thời gian thỏa thuận) để điều chỉnh dòng tiền ra phù hợp.
Với quy trình phê duyệt thủ công như vậy, nhân viên kế toán đang dành rất nhiều thời gian để chạy theo nhà quản lý để chờ phê duyệt, trả lời các câu hỏi của nhà cung cấp và chọn lọc xử lý từ chồng chứng từ mới thanh toán được một hóa đơn. Quy trình này lặp đi lặp lại với mỗi giao dịch. Với những công ty có nhiều giao dịch, thực trạng không thể tránh khỏi là khoản phạt do thanh toán trễ.
Công ty càng lớn, sự cấp thiết có giải pháp loại bỏ những bước lặp lại, tối ưu hóa thời gian, chi phí, giải phóng nhân sự cần hơn bao giờ hết. Cuối năm 1965, Holland-America Line chính thức phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên trên thế giới.
Hóa đơn điện tử ra đời giúp doanh nghiệp giải được bài toán nhân lực và chi phí trong khâu xử lý hóa đơn
Hóa đơn điện tử không được sử dụng rộng rãi
Mặc dù hóa đơn điện tử ra đời giải quyết tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp đang đau đầu trong khâu hóa đơn nhưng không phải công ty nào cũng đủ tiềm lực để sử dụng. Bên cạnh đó, vấn đề luật pháp cũng là một rào cản cho sự phát triển rộng rãi của hóa đơn điện tử.
Những hóa đơn được lập và phát hành đầu tiên qua công nghệ số đều tồn tại dưới hình thức EDI (Electronic Data Interchange). Để có thể truyền hóa đơn đến tận tay người mua, doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin vững mạnh. Điều này đòi hỏi nguồn đầu tư rất lớn, bởi thời gian đó, công nghệ chưa hoàn toàn phát triển.
Đến đầu những năm 80 của thế kỷ trước, hóa đơn điện tử mới đang được sử dụng bởi những doanh nghiệp nằm trong danh sách Fortune 500. Theo ước tính của một khảo sát của Hoa Kỳ, chỉ có khoảng 80% doanh nghiệp trong danh sách này đã từng phát hành hóa đơn điện tử. Chỉ qua con số này, ta có thể thấy sự tồn tại của loại hình hóa đơn này rất thấp.
Ngoài ra, các doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử còn phải xét đến yếu tố pháp luật của nước sở tại. Không phải chính phủ nào cũng cho phép hóa đơn điện tử là chứng từ hợp lệ.
Công nghệ càng phát triển, hóa đơn điện tử càng phổ biến
Rào cản về hạ tầng thông tin, băng thông, đường truyền dẫn thông tin,… đều được khắc phục khi công nghệ phát triển mạnh mẽ theo từng ngày. Về chi phí xây dựng và lắp đặt các điều kiện công nghệ này dễ dàng và thấp hơn. Nguồn lực đầu tư không còn nhiều như những năm trước đó.
Đặc biệt, có rất nhiều đơn vị trung gian chuyên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cũng ra đời, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận với giải pháp hóa đơn số dễ dàng hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử không chỉ ảnh hưởng đến người mua, người bán mà nó còn mang lại ảnh hưởng tích cực đến Chính phủ. Các nạn trốn thuế, buôn bán hóa đơn trái phép, … được hạn chế đáng kể khi doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử. Nhận thấy những lợi ích tuyệt vời từ hóa đơn điện tử, hàng loạt Chính phủ trên thế giới ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi doanh nghiệp.
Khu vực đồng tiền chung EU đã đưa ra Chỉ thị 2014/55 / EU yêu cầu các thành viên đưa ra lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tại Indonesia, hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc từ năm 2016. Còn tại Việt Nam, ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch.