Sử dụng hóa đơn giấy khiến hóa đơn GTGT dễ mất mát, thất lạc và gây khó khăn cho kế toán trong quá trình xử lý chi phí. Vậy có cách nào để xử lý chi phí khi không có hóa đơn đỏ không? Điều này phụ thuộc vào từng loại hình hàng hóa hoặc dịch vụ đi kèm.
Cụ thể:
Hóa đơn thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình
Các trường hợp khi thuê nhà tùy theo 2 mức giá thành sẽ có phương án xử lý khác nhau. Với trường hợp số tiền thue có giá trị >8,4 triệu đồng/tháng hoặc >100 triệu đồng trên năm thì phải ra cơ quan Thuế để nộp thuế. Sau đó, cơ quan Thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho doanh nghiệp đi thuê. Vậy đây sẽ là căn cứ để hoạch toán chi phí đầu vào theo quy đinh.
Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì Doanh nghiệp đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này. (Cá nhân cho thuê vẫn phải nộp thuế môn bài). Và để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN cần có hồ sơ như sau:
– Hợp đồng thuê nhà
– Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà
– Chứng từ thanh toán.
Kế toán chủ động xử lý các trường hợp không có hợp đồng tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn
Một số trường hợp không có hóa đơn do cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn thì tùy vào giá trị doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
Trường hợp có mức doanh thu dưới 100 triệu/năm:
- Hợp đồng mua bán
- Chứng từ thanh toán
- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn mẫu 01/TNDN
Trường hợp với mức doanh thu dưới 100 triệu/năm thì doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế. Trường hợp này sẽ không có phương án xử lý vì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ Trường hợp có mức doanh thu từ 100 triệu trở lên:
– Hợp đồng mua bán
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
– Hóa đơn bán hàng
– Chứng từ thanh toán ngân hàng (vì có hóa đơn)
Chi phí do cá nhân vận chuyển
Trường hợp cá nhân tự vận chuyển không có chi phí đầu vào. Chính vì thế kế toán cần lưu ý, trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ thì sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa doanh nghiệp và cá nhân. Với thời hạn hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng và xảy ra 2 trường hợp: Trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng. Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:
+ Hợp đồng lao động thời vụ đã ký;
+ Chứng minh nhân dân photo của cá nhân thuê vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký)
+ Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ. Trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng trở lên áp dụng bộ hồ sơ như trên và khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương.
Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,… kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:
+ Hợp đồng giao khoán
+ Biên bản nghiệm thu công việc;
+ Chứng minh thư nhân dân photo của cá nhân vận chuyển;
+ Chứng từ thanh toán; + Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp.
Tùy theo từng trường hợp, kế toán cần có phương án xử lý linh động nếu không có hóa đơn. Hiện nay, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều này giúp hạn chế việc không có hóa đơn và giúp kế toán thực hiện tốt hơn việc khai báo chi phí.