Các chứng từ kế toán ngày nay thường được sử dụng trên Excel bởi những ứng dụng của Excel hỗ trợ tốt cho kế toán viên trong công tác xử lý và lưu trữ thông tin kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể về cách lập mẫu giấy đi đường theo thông tư 133 trên Excel.
MẪU GIẤY ĐI ĐƯỜNG THEO THÔNG TƯ 200 TRÊN EXCEL
HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP GIẤY ĐI ĐƯỜNG THEO THÔNG TƯ 133 TRÊN EXCEL
- Đơn vị, địa chỉ: cần ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị lập giấy đi đường
- Tên mẫu chứng từ:
Sử dụng Textbox (Insert -> Text box) để thự hiện tạo box, tên mẫu chứng từ được đặt trong box, như vậy sẽ dễ dàng để di chuyển box mà không chịu ảnh hưởng do thay đổi quy mô các cột - Tên chứng từ: Giấy đi đường
- Thông tin nhân viên sẽ đi công tác:
– Cấp cho: Họ và tên nhân viên cử đi công tác
– Chức vụ: Chức vụ của nhân viên đó
– Được cử đi công tác tại: Địa chỉ, đơn vị khác mà nhân viên tới công tác
– Theo công lệnh: Ghi rõ ràng số công lệnh, giấy giới thiệu và thời gian phát hành công lệnh
– Từ ngày … tháng … năm … tới ngày … tháng … năm … - Ngày … tháng … năm …: Là thời gian mà người duyệt ký duyệt
- Họ tên, chữ ký và dấu của người duyệt
- Tiền ứng trước:
– Lương: Ghi rõ số tiền lương
– Công tác phí: Ghi rõ số tiền công tác phí
– Cộng: Tổng cộng tiền lương và công tác phí - Cột 1: Ghi rõ nơi đi và nơi đến công tác
- Cột 2: Ghi rõ ngày đi và ngày đến của người được cử đi công tác. Khi đến nơi công tác phải xác nhận ngày, giờ đến và đi (có đóng dấu và chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm tại cơ quan đến công tác)
- Cột 3: Phương tiện sử dụng: Người đi công tác cần ghi rõ đi ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay …
- Cột 4: Độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi công tác
- Cột 5: Ghi thời gian công tác
- Cột 6: Ghi lý do lưu trú
- Cột 7: Lấy chữ ký của người có thẩm quyền cũng như đóng dấu của nơi cán bộ, người lao động đến công tác
- Vé người, vé cước, phụ phí lấy vé bằng điện thoại, phòng nghỉ: Ghi rõ ràng số lượng, đơn giá và thành tiền của mỗi loại (thành tiền= số lượng*đơn giá)
- Phụ cấp đi đường, Phụ cấp lưu trú: Tổng hợp số tiền cho các mục của quá trình công tác
- Ngày … tháng … năm …: ngày, tháng, năm được duyệt số tiền thanh toán
- Họ tên, chữ ký của người đi công tác, của phụ trách bộ phận và kế toán trưởng
CHÚ Ý:
– Sau khi đã có lệnh cử cán bộ hoặc người lao động đi công tác, bộ phận hành chính thực hiện làm thủ tục cấp giấy đi đường. Người đi công tác nếu có nhu cầu ứng tiền tàu xe, công tác phí… mang giấy đi đường đến phòng kế toán làm thủ tục và ứng tiền
– Khi đã hoàn thành chuyến công tác, người đi công tác phải xuất trình giấy đi đường để phụ trách bộ phận xác nhận được ngày về và thời gian được hưởng lưu trú.
Sau đó đính kèm các chứng từ cụ thể trong đợt công tác (như vé tàu xe, vé phà, hóa đơn thanh toán tiền phòng nghỉ…) vào giấy đi đường rồi nộp lại cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng.
Cuối cùng, chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi thanh toán.