Các định dạng comment trong Excel quan trọng cần biết

Khi sử dụng chung một file Excel với nhiều người dùng khác nhau, bạn sẽ cần dùng đến chức năng bình luận trong Excel để có thể dễ dàng đưa ra góp ý hay lưu ý đối với những người dùng khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn các cách định dạng comment trong Excel.

CÁCH THÊM BÌNH LUẬN VÀO EXCEL

Việc chèn ghi chú chữ và ghi chú hình là khác nhau, vậy nên chúng ta hãy bắt đầu với cái dễ nhất là chèn bình luận chữ vào Excel.

Bước 1: Chọn ô tính bạn muốn bình luận.

Bước 2: Vào thẻ REVIEW và nhấp New Comment trong phần Comments.

 Click on New Comment in the Comments group on the REVIEW tab to insert a comment in Excel

Chú ý. Bạn nhấn Shift + F2 hoặc nhấp phải vào ô tính để thực hiện thao tác này và tiếp tục chọn tùy chọn Insert Comment từ danh sách tùy chọn.

Theo như mặc định, mỗi bình luận mới sẽ được gắn với tên người dùng Microsoft Office nhưng người đó có thể không phải là bạn. Trong trường hợp này, bạn nên xóa tên mặc định và gõ tên mình vào. Bạn có thể thay thế nó bằng bất kìcứ đoạn văn bản nào khác cũng được.

Bước 3: Gõ ghi chú của bạn vào bình luận.

Type the text in the comment box

Bước 4: Nhấp vào bất kỳ ô nào trong trang tính.

Ghi chú này sẽ ẩn đi, nhưng luôn có một tam giác nhỏ màu đỏ phía trên bên phải của ô tính. Nó sẽ thể hiện cho người khác biết rằng ô tính đó có chứa bình luận. Chỉ cần chỉ con trỏ chuột vào đó để đọc ghi chú.

CÁCH HIỆN/ẨN Ô CHỨA GHI CHÚ

Đôi khi bạn có thể muốn hiển thị tất cả chúng một lần. Việc này khá đơn giản, bạn chỉ cần vào thẻ REVIEW, phần Comments, và nhấp chọn Show All Comments.

Click on the Show All Comments option on the REVIEW tab to display all the cell notes in the worksheet

Chỉ với một cú nhấp chuột, tất cả các bình luận sẽ đều hiển thị trên trang tính của bạn. Sau khi đã xem chúng, bạn có thể ẩn chúng đi bằng cách nhấp vào Show All Comments lần nữa.

Nếu bạn có nhiều bình luận trên cùng một trang tính, hiển thị chúng cùng lúc có thể làm rối bảng dữ liệu của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể đọc lần lượt từng bình luận bằng cách sử dụng nút Preview và Next trên thẻ REVIEW.

Use the Next and Previous buttons on the REVIEW tab to show the comments one after another

Nếu bạn cần để một bình luận luôn hiển thị, thực hiện nhấp phải vào ô tính chứa nó và chọn Show/Hide Comments từ danh sách tùy chọn. Bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn này trong phần Comments trên thẻ REVIEW.

Choose the Show/Hide Comments option in the right-click menu to remain the comment visible

Nếu muốn ẩn bình luận đó, bạn nhấp phải vào ô tính và chọn Hide Comments từ danh sách tùy chọn hoặc nhấp vào Show/Hide Comments trên thẻ REVIEW.

CẢI THIỆN BÌNH LUẬN CỦA BẠN

THAY ĐỔ FONT CHỮ

Bước 1: Chọn ô tính chứa bình luận cần định dạng.

Bước 2: Nhấp phải và chọn Edit Comment từ danh sách tùy chọn.

Choose the Edit Comment option from the right-click menu to select the comment

Lúc này, bạn sẽ thấy bình luận được chọn chứa con trỏ nhấp nháy bên trong nó.

Có hai cách để chọn bình luận. Bạn có thể di chuyển đến phần Comments trên thẻ REVIEW và nhấp vào tùy chọn Edit Comment hoặc nhấn Shift + F2.

Bước 3: Tiến hành bôi đen phần văn bản bạn muốn thay đổi font.

Bước 4: Sau đó, nhấp phải vào phần được chọn và chọn Format Comment.

Choose Format Comment from the right-click menu to open the Format Comment dialog

Hộp thoại Format Comment lúc này sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần chọn font, kiểu font và kích cỡ bạn muốn, thêm vào các hiệu ứng khác nhau cho đoạn bình luận hoặc thay đổi màu của nó.

Bước 5: Sau khi hoàn tất, nhấn OK.

Nếu bạn không muốn thay đổi kích cỡ font cho từng bình luận, bạn có thể áp dụng tùy chọn cho tất cả ghi chú một lần bằng cách thay đổi cài đặt trong Control Panel.

Chú ý. Cập nhật này sẽ tác động lên toàn bộ bình luận trên trang Excel cũng như những công cụ ghi chú trong chương trình khác.

THAY ĐỔI HÌNH DẠNG BÌNH LUẬN

Nếu bạn muốn sử dụng hình dạng của bình luận khác thay vì hình chữ nhật tiêu chuẩn, thì bạn cần thêm lệnh đặc biệt cho Quick Access Toolbar.

Bước 1: Mở danh sách tùy chọn Customize Quick Access Toolbar và chọn More Commands…

Click the More Commands option in the Customize QAT drop-down menu to open the Excel Options dialog

Hộp thoại Excel Options hiện ra.

Bước 2: Chọn Drawing Tools | Format Tab từ danh sách tùy chọn Choose commands from.

Bước 3: Chọn Change Shape trong danh sách lệnh.

Choose the Change Shape command to add it to the QAT

Bước 4: Nhấn Add rồi nhấp OK.

Biểu tượng Change Shape sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar ở góc trên bên trái cửa sổ Window, nhưng lúc này nó màu xám mờ. Để có thể kích hoạt biểu tượng, nhấp vào đường viền bình luận bằng cách sử dụng mũi tên bốn chiều.

Click on the comment border to enable the Change Shape option

Khi biểu tương được kích hoạt, mở danh sách tùy chọn Change Shape và tiến hành chọn hình dạng bạn muốn thay đổi.

 Open the Change Shape drop-down list to pick a shape for the comment

THAY ĐỔI KÍCH CỠ BÌNH LUẬN

Sau khi đã thực hiện thay đổi hình dạng bình luận, nội dung bình luận cũng có thể không vừa với hình dạng mà bạn vừa thay đổi. Thực hiện theo các bước sau để giải quyết vấn đề:

Bước 1: Chọn bình luận.

Bước 2: Trỏ con chuột vào các mũi tên thay đổi kích cỡ.

Bước 3: Nhấn giữ nút trái chuột và kéo chúng để thay đổi kích cỡ bình luận.

Select the comment and drag the handles to change the comment size

Bây giờ bình luận của bạn đã theo một phong cách riêng và sẽ rất khó để bỏ quên chúng đấy

 Release the mouse button to get the comment resized

CÁCH SAO CHÉP BÌNH LUẬN SANG MỘT Ô TÍNH KHÁC TRONG EXCEL

Nếu như bạn muốn hiển thị cùng một bình luận trong nhiều ô tính, bạn có thể thực hiện sao chép và dán vào ô khác mà không thay đổi nội dung của chúng.

Bước 1: Chọn ô tính được bình luận.

Bước 2: Nhấn Ctrl + C, nhấp phải và chọn Copy.

Bước 3: Chọn ô tính hoặc vùng dữ liệu bạn muốn bình luận giống nhau.

Bước 4: Vào thẻ HOME, đến nhóm Clipboard và mở danh sách tùy chọn Paste.

Bước 5: Nhấp chọn Paste Special… ở cuối danh sách.

Open the Paste drop-down list to choose the Paste Special option

Hộp thoại Paste Special đã mở ra.

Chú ý. Bạn có thể bỏ qua bước 4-5 và sử dụng Ctrl + Alt + V để hiển thị hộp thoại Paste Special.

Bước 6: Chọn Comments trong phần Paste của hộp thoại.

Select the Comments radio button in the Paste Special dialog to insert only a comment in a cell

Bước 7: Nhấn OK.

Như vậy, bình luận đó sẽ được dán vào tất cả ô được chọn. Nếu có ô tính nào đang chứa sẵn bình luận, bình luận cũ sẽ được thay thế bằng bình luận mới.

XÓA BÌNH LUẬN

Nếu bạn không cần bình luận nữa, thực hiện các thao tác dưới đây để xóa chúng:

Bước 1: Chọn một hay nhiều ô tính chứa bình luận.

Bước 2: Nhấp phải và chọn Delete Comment từ danh sách tùy chọn.

Choose the Delete Comment option from the right-click menu to remove a comment from a cell

Bạn có thể di chuyển đến thẻ REVIEW trên thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Delete trong phần Comments để tiến hành xóa bình luận ra khỏi ô.

Ngay sau khi thao tác, phần tam giác đỏ sẽ biến mất và ô tính sẽ không chứa ghi chú nữa.

Hi vọng các cách định dạng comment trong Excel vô cùng chi tiết trên đây sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn với các bảng tính của mình!

Nếu bạn đang cần tìm hiểu cách cố định công thức trong Excel, đừng bỏ qua bài viết bên dưới nhé! Khi bạn thực hiện tham chiếu ô trong công thức, địa chỉ ô sẽ tự động điều chỉnh khi bạn di chuyển đến một vùng khác hay sao chép…Xem chi tiết: Làm thế nào để cố định công thức trong Excel?
Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết cách bỏ số 0 trong Excel nhanh chóng và đơn giản. CÁCH GIỮ SỐ 0 ĐẦU DÒNG – FOMAT CELLS Khi bạn muốn giữ số 0 đầu dòng trong Excel, bạn phải định dạng ô tính dưới dạng Text trước khi…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách bỏ số 0 trong Excel nhanh chóng
Cùng tìm hiểu chi tiết về cách gõ tiếng việt có dấu trong bài viết bên dưới nhé! TÌM HIỂU VỀ CÁCH GÕ CHỮ Trước khi tìm hiểu về cách gõ tiếng Việt trong Excel, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về các khái niệm Kiểu gõ, bảng mã…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách gõ tiếng Việt, dùng gõ tắt và chuyển mã với Unikey
Khi thực hiện việc chia sẻ bảng tính Excel với người khác, bạn thường sẽ không muốn họ xem được một số dòng hoặc cột trong bảng tính. Với bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách giới hạn vùng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và…Xem chi tiết: Hướng dẫn các cách giới hạn vùng làm việc trong Excel
Theo mặc định, kết quả công thức sẽ hiển thị trong các ô tính của Excel. Bạn chỉ có thể xem công thức trên thanh công thức khi đã thực hiện chọn một ô cụ thể. Nếu áp dụng cách này, việc xem tất cả công thức trong toàn bộ…Xem chi tiết: Hướng dẫn cách hiện công thức trong Excel
Được đăng trong Kiến thức.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *